会议室使用规范及管理制度.docx

会议室使用规范及管理制度

?一、总则

1.目的

为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本规范及管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室等。

二、会议室分类及设施配备

1.会议室分类

-大型会议室：可容纳[X]人以上，配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等设备，适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等活动。

-中型会议室：可容纳[X]-[X]人，配备投影仪、音响系统、麦克风等设备，适用于部门会议、业务讨论、小组培训等。

-小型会议室：可容纳[X]人以下，配备投影仪、音响系统、麦克风等基本设备，适用于小型会议、一对一沟通等。

2.设施配备

-各会议室应配备必要的桌椅、文件柜、垃圾桶等基本设施，保持整洁、完好。

-投影仪、音响系统、麦克风等设备应定期检查、维护，确保正常使用。如发现设备故障，应及时通知相关部门进行维修。

三、会议室使用申请

1.申请流程

-如需使用会议室，需提前填写《会议室使用申请表》，详细说明使用时间、会议主题、参会人数、设备需求等信息。

-将《会议室使用申请表》提交至行政部，行政部根据会议室使用情况进行审批。

-审批通过后，行政部将在《会议室使用申请表》上加盖公章，并反馈给申请人。申请人应按照申请表上的时间和要求使用会议室。

2.申请时间

-原则上，申请人应提前[X]个工作日提交会议室使用申请。对于紧急会议，应尽量提前[X]小时提交申请，以便行政部做好协调安排。

3.特殊情况处理

-如遇多个部门同时申请使用同一会议室，行政部将根据会议的重要性、紧急程度等因素进行统筹安排。

-对于临时增加的会议需求，如确实无法提前申请，申请人应及时与行政部沟通，行政部将视情况进行协调安排。

四、会议室使用安排

1.使用顺序

-按照先申请先使用的原则安排会议室。如遇申请时间相同，行政部将根据会议的重要性、紧急程度等因素进行综合判断，优先安排重要、紧急会议。

2.使用时间

-会议室的使用时间应严格按照申请表上的时间执行。如需延长使用时间，申请人应提前[X]小时向行政部提出申请，经行政部同意后方可延长。

-会议结束后，使用人应及时清理会议室，确保会议室恢复整洁。如发现会议室有损坏或丢失物品，应及时通知行政部并照价赔偿。

3.使用人员管理

-会议室仅限公司内部员工使用，未经行政部批准，外部人员不得使用公司会议室。

-使用人员应爱护会议室设施设备，不得随意拆卸、损坏或移动。如因使用不当造成设备损坏，应照价赔偿。

-会议期间，使用人员应保持会议室安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内大声喧哗、吸烟、吃东西等。

五、会议室设备使用规范

1.投影仪使用

-使用前应检查投影仪是否正常连接电源、信号源等，确保画面清晰、稳定。

-调整投影仪的焦距、亮度、对比度等参数，以获得最佳的观看效果。

-关闭投影仪时，应先关闭投影仪电源，待投影仪散热风扇停止转动后，再关闭其他设备电源。

2.音响系统使用

-连接音响设备时，应确保音频线连接正确，避免出现杂音或声音异常。

-根据会议需要调整音响的音量、音质等参数，确保声音清晰、适中。

-使用完毕后，应关闭音响设备电源。

3.麦克风使用

-检查麦克风是否正常工作，电量是否充足。

-使用时应保持麦克风与嘴部的距离适中，避免出现啸叫或声音过小的情况。

-使用完毕后，应将麦克风放回原位，并关闭电源。

4.电子白板使用

-使用电子白板前，应确保白板表面清洁，无污渍、划痕等。

-使用电子白板笔进行书写或操作时，应注意力度适中，避免损坏白板表面。

-使用完毕后，应及时清理电子白板表面，关闭电子白板电源。

六、会议室卫生管理

1.日常清洁

-会议室使用后，使用人员应及时清理会议室桌面、地面、文件柜等，保持会议室整洁。

-行政部应定期安排专人对会议室进行全面清洁，包括擦拭桌椅、清洁地面、消毒设备等，确保会议室环境干净卫生。

2.特殊情况处理

-如会议期间发生饮品打翻、文件散落等情况，使用人员应及时清理，避