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人力资源管理视角下人事档案管理模式探究

1引言

人力资源管理是组织通过各种政策、制度和管理实践，以吸引、保留、激励和开发员工，调动员工工作积极性，充分发挥员工潜能，进而促进组织目标实现的管理活动[1]。人力资源管理过程中，人才的招聘、职称晋升、岗位变动、职位晋级等都需要调阅人事档案，依据人事档案材料对管理对象的过去和现在进行系统的了解、判断、甄别。实际中，人事档案材料是人力资源管理过程的必然产物，承载了人力资源管理的全部环节和整体过程，因此，对于管理者来说，人事档案信息资源的开发利用，在组织招聘、提拔、甄选人才及考核的过程中起着识别人才、选拔人才、使用人才的信息价值作用和判别依据作用。

组织管理者、管理对象对人事档案材料的需求利用贯穿于人力资源管理所有环节和个人职业生涯全程，甚至离职或退休后，人事档案材料仍然发挥着极其重要的证据作用，为每个人的工作、法律纠纷、政治审查等提供信息保障。

当下，在大数据时代之中，人事档案管理还处于信息化、数字化起步阶段，大部分人事档案还处于传统的人工管理模式下，重管理、轻服务，工作效率低下，利用程序烦琐、不便，与人力资源的现代化发展进程不匹配，不能为人力资源管理提供及时、便捷的服务，严重制约和影响了人力资源管理的发展。

2人事档案管理在人力资源管理中的重要价值

人事档案管理在人力资源管理中扮演着至关重要的角色，具有多方面的重要价值。人事档案作为员工信息的全面记录，为人力资源管理提供了精准的数据支持。这些档案详细记载了员工的基本信息、教育背景、工作历程和专业技能，为企业在选拔、任用和考核人才时提供了有力的依据。

首先，通过查阅和分析这些档案，人力资源管理者能够更加准确地评估员工的能力和潜力，为制定人力资源计划和策略提供科学的决策基础。

其次，高效的人事档案管理有助于提升人力资源管理的效率和效果。通过建立健全的人事档案管理系统，企业即可实现员工信息的快速检索、查询和更新，极大地简化了管理流程，提高了工作效率。同时，准确的档案信息还能够为人力资源管理者提供及时且全面的员工动态，有助于其更好地进行人才配置和调度，实现人力资源的优化利用。

再次，人事档案管理在维护员工关系和谐稳定方面发挥着重要作用。通过了解员工的个人经历、职业期望和性格特点，企业可更加关注员工的需求和感受，制定更符合员工利益的管理策略。同时，人事档案中的记录还可以作为处理员工纠纷和争议的依据，确保企业管理的公正性和公平性，维护员工关系的和谐稳定。

最后，人事档案管理对于企业的长远发展具有深远影响。通过对员工人事档案的长期跟踪和记录，企业即可深入了解员工的成长历程和发展轨迹，为制定更为科学、合理的人力资源战略规划提供有力支持。

3人事档案管理制约人力资源发展表现

3.1人事档案传统的封闭化管理模式制约并影响人力资源发展

在当下人员流动频繁、跨区域流动、远距离流动是一种常态，在人才招聘、考核、职称晋升、职位晋级等人事工作中，需要对个人情况进行全面了解，而人事档案管理正好记录了个人学习、工作、家庭关系的所有事实信息，记载了人力资源管理过程中所需要的信息。但人事档案的传统纸质化、封闭化管理模式，却无法提供快捷真实的信息，查阅、调阅、借阅人事档案需要跨区域、跨部门、远距离工作，履行查阅手续烦琐，耗时耗力，成本高、效率低，这在很大程度上影响了人力资源管理的效率，甚至成为人力资源管理的一大障碍。人事档案是跟随人才的就业单位而进行管理的，人才流动快，人事档案传统固定的流动方式使得人事档案无法及时而灵活的变动。

3.2传统人事档案管理的必威体育官网网址性不适应现代人力资源发展需求

人事档案材料形成于人力资源管理过程中，档案信息是对个人信息的确认，是人力资源管理各个环节的根本依据，由于传统的纸质管理模式下，为防止档案信息被篡改或人为破坏等现象的发生，严禁档案人本人查阅或携带个人档案，长期的必威体育官网网址性导致档案人本人对档案无从了解，利用更加困难，这对个人的发展是非常不利的，也难以发挥人事档案对档案人的督促和激励作用，使得人事档案材料很难从死材料转化为活信息。人事档案管理成为了重管理轻服务的工作，而失去服务性，管理便会失去目的和意义。

3.3传统的人事档案管理观念制约着人事档案管理模式的转变

传统意义上的人事档案管理注重人事档案材料的收集、整理、保管、必威体育官网网址等基础工作，重视人事档案的凭证价值作用，而忽视了人事档案材料的信息挖掘利用。单位领导对人事档案信息化管理缺乏重视，单位年度发展规划和考核总结缺乏对人事档案管理的布局与评价，档案管理人员对信息化程度的技术水平和技能操作掌握程度不够深入，对人事档案信息资源的开发利用程度欠缺，对档案的重要性和有用性宣传力度不大，这种纸质化管理模式下的传统观念成为人事档案信息化、数字化模式转变的一大障碍，也使得当前的人事档案管理模式严重落后于