邮件及传真格式.pptVIP

英文email及传真基本格式及要点二零一三年EMAILEmail基本构成主题Subject称呼Salutation正文Body附件Attachment结束语与签名ComplimentaryCloseSignature主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）主题Subject主题Subject视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达，

YES：应改为Tomorrowsmeetingcanceled。2.主题框的内容切忌含糊不清。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。3.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。称呼Salutation一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。1、DearSir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。

2、MydearSir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。

3、DearSirs,：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。4、DearMadam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女士的称呼。

5、DearMr.[Mrs.]Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。

6、DearMissJones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。

称呼Salutation7、DearMs.Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。8.DearDoctorWang,：「亲爱的王医师」，用在知道对方的职称。

9.Gentlemen:：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。

10.Towhomitmayconcern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。

11.DearChris,：「亲爱的克里斯」，用在熟悉对方的情况。

12.HiChris,：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。

正文BODY现代的齐头式(TheModernBlockedForm)美式结构则是齐头式结构，在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。

（Salutation）(Body)(ComplimentaryClose）(Signature）正文BODY传统的缩头式(TheConventionalIndentedForm)英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都向里缩进4-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。

（Salutation）(Body)（ComplimentaryClose）(Signature)如果是你主动写电子邮件给别人的话，以你写此邮件的目的开头。1例如，I