会议策划与管理教案.docx

会议策划与管理教案

?一、课程目标

1.让学生全面了解会议策划的流程与关键要素，能够独立完成简单会议的策划方案。

2.掌握会议管理的各个环节，包括会前准备、会中组织与协调、会后跟进等，提升会议组织与管理能力。

3.通过实际案例分析与模拟操作，培养学生解决会议相关问题的能力，增强沟通、团队协作等综合素质。

二、课程内容

（一）会议策划基础

1.会议的定义与分类

-介绍不同类型会议的特点，如商务会议、学术会议、研讨会、年会等。

-通过实例分析，让学生理解各类会议的目的和受众差异。

2.会议策划的重要性

-阐述会议策划对实现组织目标、提高工作效率、促进沟通交流的作用。

-分享因成功或失败的会议策划而带来不同影响的案例。

（二）会议策划流程

1.确定会议主题与目标

-引导学生学会根据组织需求和受众期望确定清晰、明确的会议主题。

-讲解如何将主题细化为具体、可衡量的会议目标。

2.会议时间与地点选择

-分析影响会议时间选择的因素，如参会人员日程、行业惯例、特殊事件等。

-介绍选择会议地点时需要考虑的因素，如交通便利性、场地设施、周边环境等，并通过实地考察或图片展示不同类型的会议场地。

3.参会人员确定

-教授如何根据会议目标确定参会人员范围，包括核心嘉宾、主要参会人员、辅助人员等。

-讲解邀请参会人员的方法和注意事项，如发送正式邀请函、提前确认参会意向等。

4.会议议程安排

-指导学生设计合理的会议议程，包括开场、主题演讲、分组讨论、休息、汇报总结等环节。

-强调议程安排要遵循逻辑清晰、紧凑高效、劳逸结合的原则，并通过案例展示不同类型会议议程的设计思路。

5.会议资料准备

-介绍会议资料的种类，如会议手册、演示文稿、报告文件等。

-讲解如何根据会议议程和参会人员需求准备相关资料，确保资料内容准确、完整、有针对性。

（三）会议管理环节

1.会前准备

-场地布置

-讲解不同类型会议场地的布置要点，如主席台、听众席的布局，音响、灯光设备的调试等。

-通过图片或视频展示不同风格的会议场地布置效果。

-设备设施检查

-介绍会议所需的各种设备设施，如投影仪、麦克风、电脑、桌椅等。

-指导学生如何在会前进行全面检查，确保设备正常运行。

-人员培训

-针对会议工作人员进行职责分工与培训，明确各岗位的工作内容和要求。

-模拟会议场景，让学生进行实际的人员调度和工作安排练习。

2.会中组织与协调

-签到与接待

-教授规范的签到流程和接待礼仪，确保参会人员顺利入场。

-安排专人负责引导参会人员就座、提供茶水等服务，营造良好的会议氛围。

-会议进程把控

-强调会议主持人的重要性，讲解如何有效地把控会议节奏，引导讨论方向。

-及时处理会议中出现的突发情况，如设备故障、人员冲突等，保证会议顺利进行。

-记录与整理

-介绍会议记录的方法和技巧，包括记录重点内容、发言人观点等。

-指导学生如何在会后及时整理会议记录，形成准确、清晰的会议纪要。

3.会后跟进

-资料整理与归档

-讲解会议资料整理的标准和方法，如分类存放、标注日期等。

-强调会议资料归档的重要性，以便日后查阅和参考。

-会议效果评估

-教授如何设计会议效果评估指标，如参会人员满意度、会议目标达成情况等。

-通过问卷调查、访谈等方式收集反馈意见，对会议进行全面评估，并根据评估结果提出改进建议。

（四）会议中的沟通技巧

1.语言沟通

-讲解会议发言的技巧，如表达清晰、简洁明了、逻辑严谨等。

-通过案例分析，让学生学习如何运用恰当的语言进行开场、阐述观点、提问、回应等。

2.非语言沟通

-介绍肢体语言、面部表情、眼神交流等非语言沟通方式在会议中的作用。

-指导学生注意自身非语言行为的表现，同时学会观察和理解他人的非语言信号，提高沟通效果。

（五）会议相关工具与技术

1.会议管理软件

-介