参考学习资料 能源管理体系 704采购控制程序.doc

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1目的

规范物资采购行为，对供方进行评价、选择、重新评价与控制，制定完整正确的采购程序文件，确定适宜验证方法，确保采购产品符合公司规定和要求。

2适用范围

适用于构成硝酸铵、稀硝酸、硝基复合肥产品的原材料及外包产品的采购控制。

3职责

3.1供应部门负责编制并实施采购产品、外包产品的采购计划、采购合同，组织对采购产品供方的评价选择和重新评价。

3.2物资采购部门负责向技术质量部门报检采购产品。

4工作程序

4.1采购产品分类

4.1.1根据采购产品对产品质量的影响程度，将采购产品分为A、B、C三类进行控制。

A类——对本公司生产的产品关键性能指标有直接影响的采购产品。

B类——对本公司生产的产品主要性能指标有影响但影响程度较轻的采购产品。

C类——对本公司生产的产品非关键性指标有影响或虽有缺陷但通过技术措施就可保证产品质量的采购产品。

4.1.2采购产品分类情况见《采购产品分类清单》，清单由财务部门制定。

4.2供方评价与选择

4.2.1物资采购部门根据采购产品对产品质量的影响程度，通过调查了解供方有关情况，然后综合各方面意见及结合采购历史、顾客要求，初步确定质量可靠、信誉度较高、管理严格、制度健全的若干生产厂家、经销商作为某类（种）采购产品的候选供方。

4.2.2物资采购部门向初选的供方发出《供方基本情况调查表》（见附录A）。

4.2.3在书面调查的基础上，物资采购部门负责组织质量技术部门按《选择、评价和重新评价供方的准则》对供方进行评价。

4.3合格供方名单的确定

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4.3.1经评价合格的供方，由供应部门统一纳入合格供方名单，标明供货范围、价格、通讯地址、邮编、电话、联系人等。

4.4合格供方的动态管理

4.4.1供应部门对合格供方供货及质量情况作好记录，依据《选择、评价和重新评价供方的准则》，每年由供应部门组织对现有的合格供方重新评价一次，并确定新的合格供方名单。

4.4.2当供方的产品出现质量问题时，由供应部门及时与供方沟通提出质量改进意见，并采取以下措施保证采购产品持续符合要求：加严采购的验证或检验、限制供方或停止供货、扣减货款或拒付货款。仍不改进的从合格供方名单中取消该供方。对造成损失的，按《采购产品质量索赔管理规定》执行。

4.4.3因供方问题而又没法替代的，一年后产品有了明显改进，并有一整套质量保证措施，可按4.2办理，并纳入合格供方名单。

4.5采购信息

4.5.1采购信息通常用文件形式表达，特殊情况下也可用手机短信或其他方式（如微信）表达。

4.5.2采购文件是外购产品采购要求的文件，包括采购合同、订单、技术协议及采购计划等。

4.5.3采购文件中通常应包括：产品名称、型号、规格、数量、单价、质量等级、质量标准、交货期等，适当时还包括：对供方产品、程序、过程和设备的批准要求、人员资格要求、质量管理体系要求。

4.5.4在与供方沟通之前，应确保采购的全部信息是正确的，内容充分完整，无任何遗漏。并由供应商签字确认，供应部门负责保留。

4.6采购实施

4.6.1供应部门负责制定采购计划明细，物资使用单位负责向供应部门报采购申请计划。正常生产所需物资的采购计划和采购合同应由供应部门负责人批准，特殊材料采购计划和采购合同应经供应部门主管领导审批。

4.6.2供应部门负责采购合同签订，建立《采购合同台帐》（见附录B），并注意保存。

4.6.3合格供方名单经管理者代表审批后颁布，作为采购依据，采购应在合格供方名

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单中选择，当遇特殊情况需在名单外厂家采购时，应由供应部门填写《合格供方名单外采购申请表》（见附录C），说明理由介绍情况，由经管理者代表，公司主要领导审批同意后方可采购，货到库时，仓库管理员要对产品的型号/规格、数量予以验证，准确无误后填写《采购产品交验单》送质量技术部门，按《检验和试验程序》办理。

4.6.4抵款物资计划由经办单位与供应部门协商一致后，按4.6.3执行。

4.7采购产品的检验和验