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公司档案管理制度44794

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的档案管理工作。

3.档案定义

本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。

-集中统一管理公司各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。

-对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训。

-负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、统计等基础工作。

-负责档案的鉴定、销毁工作，定期对超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报公司领导批准后组织实施。

-负责档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。

2.各部门兼职档案员职责

-负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的完整、准确和及时。

-按照公司档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交公司档案管理部门。

-协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。

-负责本部门档案的日常保管和利用工作，为部门工作提供档案支持。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的文件材料，包括但不限于：

-上级机关来文、公司发文、部门之间往来文件等。

-公司内部规章制度、会议记录、工作计划、总结、报告等。

-各类合同、协议、招投标文件、项目资料等。

-财务报表、审计报告、税务资料等。

-人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。

-产品研发、生产工艺、质量控制等方面的技术文件。

-市场营销、客户信息、市场调研等方面的资料。

-基本建设、设备采购、维修保养等方面的文件。

-各类证照、荣誉证书、宣传资料等。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。

-对重要文件材料应实行跟踪收集，保证归档文件的真实、准确。

-对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-分类科学、编号规范、排列有序、目录清晰。

4.整理方法

-按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。

-对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。

-编制档案目录，目录应包含文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录准确反映档案内容。

四、档案的分类与编号

1.分类方案

-党群工作类：包括党务工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。

-行政管理类：涵盖公司行政事务管理、办公自动化、会议管理、信访接待等方面的文件。

-经营管理类：涉及市场营销、财务管理、人力资源管理、物资管理、企业管理等业务领域的文件。

-生产技术类：包含生产计划、工艺规程、质量控制、设备管理、技术研发等方面的技术文件。

-产品类：关于公司产品的设计、开发、生产、销售等环节的文件。

-科研项目类：各类科研项目的立项、研究、验收等过程中形成的文件。

-基本建设类：公司基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的文件。

-设备仪器类：设备采购、安装、调试、维护、报废等环节的文件以及仪器仪表的相关资料。

-会计档案类：按照国家会计档案管理规定分类整理的会计凭证、账簿、报表等档案。

-人事档案类：员工个人档案，包括履历、考核、任免、工资、奖惩、培训等方面的材料。

2.编号规则

-档案编号采用全宗号-分类号-年度-保管期限-件号的结构。