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办公往来文书格式规范指南

一、公文格式基础

1.1纸张规格

公文用纸一般采用国际标准A4型，尺寸为210mm×297mm。纸张的质量应符合国家相关标准，保证纸张的平整度和洁白度，以保证公文的清晰可读。在实际使用中，应根据公文的种类和用途选择合适的纸张规格，如通知、报告等常用A4纸，而一些大型会议文件或特殊要求的文件可能会使用其他规格的纸张。

1.2字体字号

公文正文一般采用三号仿宋体字，标题用二号小标宋体字，如有密级、紧急程度等标识，用三号黑体字。文号用四号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。表格中的文字一般采用五号宋体字，页码用四号半角宋体阿拉伯数字，居右顶格编排。不同字体字号的搭配使用，既能突出公文的重点内容，又能使整个公文格式整齐、规范。

1.3页边距设置

公文的页边距上下各为37mm，左右各为28mm。上下页边距的设置可以保证公文在装订后不会出现文字被遮挡的情况，左右页边距的设置则有助于保持公文的整体美观和阅读舒适度。同时在设置页边距时，应注意留出足够的空间用于装订和批注，避免因页边距过窄而影响公文的使用。

1.4排版样式

公文应采用双面印刷，页码编排在公文版心下边缘之下，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的排版应整齐、清晰，行间距一般采用30磅固定值，段落之间应适当留白，以增强公文的可读性。

二、行文规范

2.1文种选择

公文的文种应根据行文目的、内容和适用范围等因素进行选择。常见的公文文种包括通知、报告、请示、批复、函等，每种文种都有其特定的用途和格式要求。在选择文种时，应准确把握文种的含义和适用范围，避免使用不当或混淆文种的情况。例如，向上级机关请求指示、批准时应使用请示文种，而不应使用报告或函等文种；向下级机关布置工作、传达事项时应使用通知文种，而不应使用报告或请示等文种。

2.2主送机关与抄送机关

主送机关是公文的主要接收单位，应写在公文标题下方靠左顶格位置，并用全称或规范化简称、统称。抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关，应写在主送机关之下一行、左空一字位置，用全称或规范化简称、统称。抄送机关的数量不宜过多，应根据实际情况进行选择，避免滥抄滥送。同时主送机关和抄送机关的名称应使用规范的行政区域名称或单位名称，不得使用简称或缩写。

2.3发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，位于公文首页上端居中位置。联合行文时，应将主办机关排列在前，协办机关排列在后。发文机关标识的字体应庄重、规范，一般采用红色小标宋体字。在发文机关标识下方，应空一行居中编排发文字号，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

三、标题规范

3.1标题结构

公文标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，称为“三要素”标题。例如，《××市人民关于加强城市管理工作的通知》，其中“××市人民”为发文机关名称，“加强城市管理工作”为事由，“通知”为文种。有时，根据需要，公文标题也可以发文机关名称或事由，只保留文种，如《通知》《报告》等。但这种情况应尽量避免，以免影响公文的准确性和可读性。

3.2标题字数限制

公文标题应简明扼要，字数不宜过多，一般应控制在50字以内。如果标题过长，可以适当简化事由或采用副标题的形式进行补充说明。副标题应位于主标题之下，用破折号引出，与主标题之间应空一行。副标题的字体应小于主标题，一般采用三号楷体字。

3.3标题标点符号

公文标题中一般不使用标点符号，但在以下情况下可以使用标点符号：

标题中出现法规、规章名称时，应使用书名号。例如，《中华人民共和国公司法》《国务院关于加强食品安全工作的决定》。

标题中出现并列词语或短语时，中间可以使用顿号或逗号。例如，《关于加强安全生产、环境保护和节能减排工作的通知》《关于推进农村经济发展、改善农民生活的报告》。

标题中出现疑问、感叹等语气时，可以使用问号或感叹号。例如，《关于解决××问题的请示？》《关于加快××建设的呼吁！》。

四、正文规范

4.1段落结构

公文正文应采用分段排版的方式，每段开头应空两个字，即采用“缩进2字符”的格式。段落之间应适当留白，以增强公文的可读性。在正文的排版过程中，应注意保持段落的一致性和连贯性，避免出现段落过长或过短的情况。同时应根据公文的内容和结构，合理划分段落，使公文的层次分明、条理清晰。

4.2行文逻辑

公文的行文应逻辑严密、条理清晰，遵循“提出问题、分析问题、解决问题”的逻辑顺序。在正文中，应先明确阐述公文的目的和背景，然后详细分析问题的原因和现状，最后提出具体的解决措施和建议。行文过程中，应注意语言的连贯性和衔接