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公司费用报销制度及流程

?一、总则

1.目的

为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度及流程。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.基本原则

-费用报销必须遵循真实性、合理性、合法性的原则。

-严格执行预算控制，确保费用支出在预算范围内。

-简化流程，提高效率，同时加强内部控制，防范风险。

二、费用报销的分类及标准

（一）差旅费

1.定义

差旅费是指员工因公务需要，到公司所在地以外的地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。

2.报销标准

-交通费用

-飞机票：根据公司规定的出差审批流程，乘坐经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。

-火车：根据实际需要选择合适的车次，长途可乘坐软卧或硬卧，短途可乘坐硬座或高铁二等座。

-汽车：市内交通可乘坐公交车、地铁等公共交通工具，因特殊情况需要乘坐出租车的，需注明事由并经部门负责人同意。

-住宿费用

根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区，住宿标准为[X]元/晚；二线城市为[X]元/晚；三线及以下城市为[X]元/晚。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，住宿费按照标准报销。如有特殊情况需单独住宿的，需提前说明原因并经上级领导批准。

-餐饮费用

按照出差自然（日历）天数计算，每人每天的餐饮补贴标准为[X]元。如有招待客户等特殊情况，需在报销单上注明，并按公司相关规定另行审批。

（二）业务招待费

1.定义

业务招待费是指公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。

2.报销标准

-业务招待费应严格控制在公司预算范围内，单次招待费用超过[X]元的，需提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待事由、招待对象、预计金额等，经部门负责人、财务负责人和公司分管领导审批后方可执行。

-招待客户应遵循勤俭节约的原则，不得铺张浪费。礼品费用原则上不得超过当次招待费用的[X]%，且礼品应具有一定的纪念意义，符合公司形象。

-业务招待费报销时，需提供发票、消费清单等凭证，并在发票上注明招待对象、招待事由等信息。

（三）办公用品费

1.定义

办公用品费是指公司因办公需要购买的文具、纸张、电脑耗材、办公设备等费用。

2.报销标准

-办公用品采购应遵循集中采购与分散采购相结合的原则。各部门根据实际需求填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后，交行政部门统一采购或由行政部门指定的供应商处采购。

-办公用品报销时，需提供发票、购物清单等凭证，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。对于批量采购的办公用品，应附详细的采购清单。

-办公设备的采购应按照公司固定资产管理规定执行，超过一定金额的办公设备需进行固定资产登记，并按照折旧方法计提折旧。

（四）通讯费

1.定义

通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话话费等费用。

2.报销标准

-公司根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费补贴标准。管理人员每月补贴标准为[X]元，销售人员每月补贴标准为[X]元，其他人员每月补贴标准为[X]元。

-员工凭通讯费发票在补贴标准范围内报销，发票抬头应为员工本人姓名。如有特殊情况需超出补贴标准报销的，需说明原因并经部门负责人批准。

（五）车辆费用

1.定义

车辆费用是指公司自有车辆或租赁车辆发生的加油费、过路费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等费用。

2.报销标准

-加油费：根据车辆的实际使用情况，凭加油发票报销。公司鼓励使用加油卡加油，以便于统一管理和核算。

-过路费、停车费：凭相关票据实报销，票据上应注明车辆行驶路线、停车地点等信息。

-车辆保险费：按照公司规定的保险政策执行，在保险到期前办理续保手续，凭保险发票报销。

-车辆维修保养费：车辆维修保养应选择正规的维修厂，维修费用需经行政部门或车辆管理人员审核后报销。报销时需提供维修清单、发票等凭证，发票上应注明维修项目、金额等信息。

三、费用报销流程

（一）费用报销申请

1.员工发生费用支出后，应及时整理相关票据，并按照公司要求填写《费用报销单》。报销单上应注明费用类别、费用明细、金额、报销事由等