公司办公室采购流程管理制度.docx

公司办公室采购流程管理制度

?一、总则

1.目的

为规范公司办公室采购流程，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保证所采购物品及服务符合公司需求，合理控制采购成本，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司办公室所有采购活动，包括办公用品、办公设备、办公家具、维修维护服务、物业服务等与办公室运营相关的采购事项。

3.基本原则

-按需采购原则：采购应根据公司实际需求进行，避免盲目采购和浪费。

-质量优先原则：所采购的物品及服务应符合国家相关标准和公司要求，确保质量可靠。

-价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判方式，争取最优的价格。

-公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。

二、采购组织与职责

1.采购决策层

-总经理：负责对重大采购项目进行审批决策，确定采购战略和方向。

2.采购执行层

-办公室：作为采购工作的归口管理部门，负责制定采购计划、组织采购实施、协调采购相关事宜。具体职责包括：

-根据公司需求，定期编制采购计划，并报相关领导审批。

-建立和维护合格供应商名录，组织供应商的筛选、评估和管理。

-负责采购合同的起草、审核、签订、执行和跟踪。

-组织采购项目的验收工作，确保采购物品及服务符合要求。

-整理和归档采购相关文件和资料。

-需求部门：提出具体的采购需求，配合办公室进行采购工作，包括提供技术参数、使用要求等详细信息，参与采购项目的验收工作。

三、采购计划管理

1.采购计划的编制

-办公室应于每月末收集各需求部门的下月采购需求，结合库存情况，编制下月采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。

-对于临时性、紧急性采购需求，需求部门应及时向办公室提出申请，办公室审核后纳入采购计划或特殊采购流程处理。

2.采购计划的审批

-采购计划编制完成后，需报办公室负责人审核，经总经理审批后方可执行。对于预算金额较大的采购项目，还需提交公司财务部门进行预算审核。

3.采购计划的调整

-在采购计划执行过程中，如因特殊原因需要调整采购计划，需求部门应及时向办公室提出申请，说明调整原因和调整内容。办公室审核后，报原审批领导批准。

四、供应商管理

1.供应商筛选

-办公室应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对于新供应商，应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等相关资料。

-根据采购需求和供应商提供的资料，对供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。

2.供应商评估

-办公室组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等方面。

-填写供应商评估表，对供应商进行综合评分。根据评分结果，将供应商分为合格供应商、优秀供应商和不合格供应商。

3.合格供应商名录建立与更新

-对于评估合格的供应商，纳入合格供应商名录管理。合格供应商名录应定期更新，对于不符合要求的供应商及时进行清理。

-办公室应定期对合格供应商进行复审，确保其持续满足公司采购要求。

4.供应商激励与约束

-对于优秀供应商，给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、给予价格优惠等。

-对于出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采取相应的约束措施，如警告、扣除货款、暂停合作、取消合格供应商资格等。

五、采购流程

1.采购申请

-需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并签字确认。

-将采购申请表提交给办公室，办公室对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算金额的准确性等。

2.采购审批

-经办公室审核通过的采购申请，按照公司审批权限进行审批。采购金额较小的项目，由办公室负责人审批；采购金额较大的项目，需报总经理审批。

3.采购实施

-办公室根据审批后的采购申请，在合格供应商名录中选择供应商进行采购。对于单一来源采购项目，应说明选择该供应商的理由，并报相关领导审批。

-采购人员与选定的供应商进