动态数据收集注意事项_XAJ_MM_20061207_V1.1.docVIP

华东电网EIS实施项目第一期

动态数据收集注意事项

文件名:FILENAME动态数据收集注意事项_XAJ_MMV1.0.doc 日期:DATE\@M/d/yyyy12/14/2006

创建人:FredMeng 第

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审核人:

华东电网有限公司

企业级信息系统实施项目

第一期

EIS系统动态数据收集注意事项

新安江电厂

物资管理

未清采购订单

范围：

物资和服务的未清物资采购订单（生产计划部、科信部、物资公司）；

时间点：

未清采购订单按模版在12月1日开始整理；

未清采购订单收集在12月22日截止；在25日业务部门和财务进行核对；

未清采购订单在12月28日开始导入系统；

处理策略：

未签合同的物资和服务需求由PS在项目中挂入物资需求，产生采购申请，上线后按照正常流程进行业务处理；

已签合同的物资需求处理如下：

对于项目类物资和服务，不在PS的项目中（CJ20n)中进行处理；（不挂物资和服务）

货和发票均已到达的：交由财务处理，不再补采购订单；

货到而发票未到的：已经出现的应付暂估（货到而发票未到，同时已经进入物流系统）补录采购订单、补录收货（期初库存导入不能包含这部分物资）；至12月25日前的到货，如果没有发票，不要录入物流系统，直接记手工帐；正式运行后，补录采购订单、补录收货；

发票到而货未到的：补全部订单数量的采购订单，补审批，发票视财务部情况而定（如果有在途物资情况，则财务部需要在系统内发票校验；如果财务可以推迟发票入帐，则可以上线后补录）

货和发票均未到的：补全部订单数量的采购订单，补审批；

部分货到或者（并且）部分发票到的：货和发票均已到达部分同2)处理，其余部分均须补入采购订单，补审批。如余下部分为货到发票未到的，同3)处理，如余下部分为发票到货未到的，同4)处理，如余下部分为货和发票均未到的，同5)处理；

发票未到而有付款的，付款部分按照预付款处理，业务部门不再进行处理；

注意事项：

物资公司、生产计划部、科信部在12月份就开始清理跟踪合同信息，尽量在12月22前关闭合同（货到，发票也到）；

物资公司的物资采购尽量在12月22日前进行货物和发票催收，避免出现部分货到或者部分发票到的情况，增加数据清理工作的难度。(保证货和发票一致）；

对于货到而发票未到的情况，安排物资公司库存管理人员不要登记到物流系统（在系统外记手工帐）；（财务需要确认应付暂估是否存在）;

物资已经到货并进入物流系统的，请供应商在12月22日前开出发票并递交给财务部入帐；

物资公司、生产计划部、科信部的未清合同信息在12月25日要和财务进行核对；

期初库存收集：

时间点：

12月22日晚12时开始：仓库停止收发货业务；

12月25日：仓库开始盘点（帐盘，实物盘点在12月初即开始）；

12月25日：盘点结束，结果交给财务部和EIS项目组；

12月25-27日：物资公司与财务部进行核对，金额以财务部提供为准；

12月28日：执行期初库存的正式导入；

12月29日：导入结果交由物资公司和财务部进行核对；

12月30日：核对完毕，请部门主任确认，并确认完毕。

特殊库存处理方式

导入时，针对设备不再区分项目库存（标示为Q)，按通用库存导入；发货时，直接发货到相应的项目；

对于没有发票的到货，采购员不开入库验收单；库管员对这部分物资手工进行登记帐，不进入旧的库存系统，也不包含在盘点数据中；

系统上线后的衔接

12月22日到29日，如有备品备件的库存收发业务，在线外用表格记录，30日之后补入系统，作为2007年的新业务；

29日之后的库存调整，均须走正常的库存收发业务流程。

注意事项：

工程项目的物资到货后，须及时发到相应的项目成本，保证在12月22日无期初库存；

进入库存的工程项目物资，在仓库内不再区分项目，直接以通用库存的形式进入新的系统；

对于货到而发票未到的情况，物资公司采购人员需要告知库存管理人员，库存管理人员不要登记到物流系统并在系统外记手工帐；（财务需要确认应付暂估是否存在）

禁止出现库存物资数量为负值的情况；（也即对这部分物资也要记手工帐）；