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公司文件登记台账制度

?一、总则

（一）目的

为加强公司文件管理，确保文件的有效控制与追溯，特制定本文件登记台账制度。本制度旨在规范公司各类文件的登记、流转、保管及查阅等流程，提高文件管理的效率和质量，保障公司运营的规范化和有序化。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门及分支机构所产生、接收、使用、保管和销毁的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同文件、规章制度、会议纪要、工作报告、业务文档等。

（三）基本原则

1.准确性原则：文件登记信息应准确无误，确保文件的标识、内容、流转记录等与实际情况相符。

2.完整性原则：涵盖公司所有类型文件的全生命周期管理，不遗漏任何重要文件信息。

3.及时性原则：文件产生、接收、处理等环节应及时进行登记，保证台账信息的时效性。

4.必威体育官网网址性原则：严格遵守公司必威体育官网网址规定，对涉及公司机密的文件进行妥善管理，防止信息泄露。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.行政文件：包括公司发布的各类通知、通报、决定、决议、规章制度、工作计划与总结等。

2.业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如市场调研报告、销售合同、采购订单、项目方案、技术文档等。

3.财务文件：财务报表、预算报告、审计报告、资金审批文件等。

4.人事文件：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利文件等。

5.会议文件：会议通知、会议议程、会议纪要、决议文件等。

6.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如外部来函、宣传资料、活动策划文件等。

（二）文件编号

1.编号规则

-采用年份+部门代码+流水号的方式进行编号。例如，2023年行政部第10号文件编号为：2023-XZ-010。

-年份为文件产生的公元纪年年份，取后两位数字。

-部门代码由两位大写字母组成，具体代码如下：

-行政部：XZ

-市场部：SC

-销售部：XS

-采购部：CG

-技术部：JS

-财务部：CW

-人事部：RS

-其他部门：QT

-流水号为三位数字，从001开始依次递增。

2.编号管理

-文件编号由文件管理部门统一编制和管理，确保编号的唯一性和系统性。

-编号应在文件起草或接收时及时赋予，并在文件的首页或显著位置标注。

三、文件登记台账的建立

（一）台账形式

1.纸质台账：设立专门的文件登记本，按照文件类别和编号顺序进行手工登记。登记内容包括文件编号、文件名称、文件类别、来源、日期、密级、份数、发放范围、签收记录、传阅记录、存档位置等。

2.电子台账：利用电子表格软件（如Excel）建立文件登记电子台账，便于数据的录入、查询、统计和分析。电子台账应定期备份，防止数据丢失。

（二）登记内容

1.文件基本信息

-文件编号：按照文件编号规则填写，确保唯一标识。

-文件名称：准确反映文件的主要内容。

-文件类别：根据文件分类标准填写相应类别。

-来源：注明文件的产生部门或外部来源。

-日期：包括文件的起草日期、发布日期、接收日期等。

-密级：分为绝密、机密、秘密、内部公开、公开等不同密级。

2.文件流转信息

-份数：记录文件的印制或接收份数。

-发放范围：明确文件发放到哪些部门或个人。

-签收记录：由接收人签字确认收到文件的日期和姓名。

-传阅记录：记录文件在公司内部传阅的流程，包括传阅人姓名、传阅日期等。

3.文件存档信息：注明文件的存档位置，以便快速查找和调阅。

（三）登记流程

1.文件起草部门

-文件起草完成后，起草人将文件交部门负责人审核。

-审核通过后，起草人填写文件登记台账的基本信息，提交给文件管理部门。

2.文件管理部门

-文件管理部门收到起草部门提交的文件及登记信息后，进行编号、分类，并补充完善登记台账的其他内容，如密级、发放范围等。

-将文件登记台账信息录入电子台账，并更新纸质台账。

-根据文件发放范围，将文件分发给相关部门或个人，并要求接收人在签收记录上签字。

四、文件的流转与借阅

（一）文件流转

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