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办公室管理流程制度

?一、总则

1.目的

本制度旨在规范办公室各项工作流程，提高工作效率，确保办公室工作的规范化、标准化和科学化，为公司的正常运营提供有力支持。

2.适用范围

本制度适用于公司办公室全体工作人员。

3.职责分工

-办公室主任：全面负责办公室的管理工作，制定和完善办公室管理制度，协调办公室各项工作的开展。

-各岗位工作人员：按照职责分工，认真履行各自的工作职责，完成办公室各项工作任务。

二、办公用品管理流程

1.办公用品需求申请

-各部门根据工作需要，填写《办公用品需求申请表》，详细注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。

-将申请表提交至部门负责人审核签字后，交至办公室。

2.办公用品采购

-办公室定期对各部门提交的申请表进行汇总，结合办公用品库存情况，制定办公用品采购计划。

-根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中，要严格按照公司的采购制度执行，确保采购物品的质量和价格合理。

3.办公用品入库

-办公用品采购回来后，由办公室专人负责验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等，确保与采购订单一致。

-验收合格后，办理入库手续，将办公用品登记入账，并存放至指定的仓库。

4.办公用品发放

-各部门根据工作需要，填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签字后，到办公室领取办公用品。

-办公室工作人员根据申请表发放相应的办公用品，并在领用登记表上做好记录。

5.办公用品库存管理

-办公室定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。

-对于库存不足的办公用品，及时进行采购补充；对于积压的办公用品，要分析原因，采取相应的处理措施。

三、文件管理流程

1.文件起草与审核

-公司内部文件由相关部门负责起草，起草完成后，交至部门负责人审核。

-涉及多个部门的文件，由主办部门牵头，组织相关部门进行会签审核。

-重要文件需经公司领导审核签字后，方可印发。

2.文件编号与登记

-文件审核通过后，由办公室负责进行编号和登记。编号应遵循一定的规则，确保文件编号的唯一性和系统性。

-登记内容包括文件名称、编号、起草部门、审核人、印发日期等信息。

3.文件印发

-根据文件的印发范围和份数，由办公室安排专人进行打印、复印和装订。

-打印完成后，对文件进行校对，确保文件内容准确无误。

-将印发好的文件分发给相关部门和人员，并做好发放记录。

4.文件归档

-文件印发后，办公室负责将文件原件及相关资料进行归档。归档应按照文件的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和查阅。

-建立电子文件档案库，对重要文件进行电子扫描存档，方便远程查阅和共享。

5.文件借阅与查阅

-因工作需要借阅文件的，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人签字后，到办公室办理借阅手续。

-办公室工作人员根据申请表提供相应的文件，并在借阅登记表上做好记录。借阅人应在规定的时间内归还文件，如有特殊情况需要延期，应办理续借手续。

-查阅文件应在办公室指定的地点进行，查阅人不得擅自将文件带出办公室或进行复印、拍照等操作。如有特殊需要，需经办公室主任批准。

四、会议管理流程

1.会议申请

-各部门根据工作需要，提前填写《会议申请表》，注明会议的主题、时间、地点、参会人员等信息。

-将申请表提交至部门负责人审核签字后，交至办公室。

2.会议安排

-办公室收到会议申请表后，进行汇总和审核。根据会议的重要性和参会人员情况，合理安排会议时间、地点和会议室。

-提前通知参会人员会议的相关信息，并做好会议通知记录。

3.会议准备

-根据会议的主题和议程，准备相关的会议资料，如会议文件、报告、演示文稿等。

-布置会议室，确保会议设备正常运行，如投影仪、音响、麦克风等。

-安排会议记录人员，准备好会议记录所需的文具和设备。

4.会议召开

-会议开始前，会议主持人应检查参会人员的签到情况，并宣布会议纪律。

-按照会议议程进行会议讨论和决策，会议记录人员认真记录会议内容，包括会议发言、讨论结果、决议事项等。

-会议过程中，要保持良好的秩序，确保会议顺利进行。

5.