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公司档案管理制度及流程

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度及流程。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案管理。

3.档案定义

公司档案是指公司在生产经营、行政管理、技术研发等活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理职责

1.综合管理部门职责

-负责制定、修订和完善公司档案管理制度，并监督制度的执行情况。

-负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和业务指导，对各部门档案管理工作进行监督检查。

-集中统一管理公司重要档案，包括但不限于公司章程、营业执照、合同协议、重要会议记录等。

-负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等日常管理工作。

-组织开展档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统。

2.各部门职责

-负责本部门档案工作的组织领导，指定专人负责档案的收集、整理、保管和移交等工作。

-按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确、系统。

-定期将本部门形成的档案向综合管理部门移交，移交前需对档案进行分类整理、编目造册。

三、档案的分类与编号

1.档案分类

-行政类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，行政公文、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、印章管理等方面的档案。

-经营类：涵盖市场调研、市场营销、客户关系管理、合同协议、招投标文件等档案。

-财务类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等档案。

-技术类：涉及产品研发、工艺设计、技术标准、技术合同、技术鉴定等档案。

-项目类：针对公司各类项目，包括项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件及项目验收文件等档案。

-其他类：上述各类未涵盖的其他具有保存价值的档案，如声像档案、实物档案等。

2.编号规则

-采用年度-类别-顺序号的编号方式。

-年度：以公元纪年，用四位数字表示，如2023。

-类别：按照上述档案分类，用两位大写字母表示，如行政类为XZ，经营类为JY等。

-顺序号：用四位数字表示，从0001开始依次编号。

-例如，2023年行政类的第5份档案编号为2023-XZ-0005。

四、档案的收集与整理

1.收集要求

-各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在工作活动中产生的各类档案。

-档案收集应确保齐全、完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等，以及相关的电子文档。

-对重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应实行同步收集，确保档案的时效性和完整性。

2.整理原则

-遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

-按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。

-每份档案应编制清晰、准确的目录，包括文件题名、日期、文号、责任者等信息。

3.整理方法

-纸质档案：

-去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。

-对破损的文件进行修补，对字迹模糊或褪色的文件进行复制或字迹恢复处理。

-按照档案分类顺序，依次将文件放入档案盒，并在盒脊上标注档案类别、年度、起止日期等信息。

-编制档案目录，目录应打印或手写清晰，一式两份，一份放入档案盒内，一份单独成册。

-电子档案：

-按照档案分类建立电子文件夹，文件夹名称应与档案类别一致。

-将电子文件按照时间顺序或项目阶段进行命名，确保文件名能够准确反映文件内容。

-对电子文件进行元数据录入，包括文件题名、日期、文号、责任者、密级等信息，以便于检索和利用。

-定期对电子档案进行备份，备份存储介质应妥善保管，异地存放。

五、档案的鉴定与保管期限

1.鉴定组织

成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对公司档案