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公司档案管理制度细则2018必威体育精装版版

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度细则。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的档案管理工作。

3.定义

公司档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、声像等资料。

二、档案管理职责

1.档案管理部门及职责

设立专门的档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。其主要职责包括：

-制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。

-负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。

-建立和维护档案信息数据库，实现档案的信息化管理。

-提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。

-定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。

-指导和监督各部门的档案管理工作，组织档案业务培训。

2.各部门档案管理职责

各部门负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，并指定专人作为兼职档案员，配合档案管理部门开展工作。其主要职责包括：

-负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、积累，确保文件材料的齐全、完整。

-按照档案管理部门的要求，对本部门文件材料进行分类整理、编目，定期移交档案管理部门归档。

-负责本部门档案的查阅、借阅登记工作，及时归还档案。

-协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

公司档案收集范围涵盖公司在生产经营、行政管理、党群工作等各项活动中形成的文件材料，具体包括但不限于：

-上级机关文件、指示、批复、通知等。

-公司各类会议文件、记录、纪要等。

-公司制定的规章制度、办法、标准等。

-公司各类合同、协议、意向书等。

-公司的工作计划、总结、报告等。

-公司的财务报表、审计报告、税务资料等。

-公司的人事档案、员工培训记录等。

-公司的技术文件、研发资料、产品样本等。

-公司的市场调研资料、营销策划方案等。

-公司的工程建设项目文件、图纸等。

-公司的声像档案，如照片、录音、录像等。

2.收集要求

-各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。

-对于重要文件材料，应进行备份，以防丢失或损坏。

-收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。

3.整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.整理方法

-按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。

-对每份文件材料进行编号、编目，填写文件目录。

-将文件材料按照编号顺序排列，进行装订或装盒。

四、档案的分类与编号

1.分类方案

公司档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类、声像档案类等七大类，每大类下再细分若干二级类目，具体分类如下：

-行政管理类：包括公司文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、行政事务、安全保卫等。

-党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、工会工作、共青团工作等。

-经营管理类：包括市场调研、营销策划、合同管理、客户关系管理等。

-生产技术类：包括产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理等。

-财务审计类：包括财务报表、审计报告、税务资料、资金管理等。

-人事档案类：包括员工入职、离职、考核、培训、薪酬福利等档案。

-声像档案类：包括照片、录音、录像等。

2.编号规则

档案编号采用年度+类别代码+顺序号的方式，具体如下：

-年度：采用公元纪年，如2018。

-类别代码：按照上述分类方案，每大类赋予一个两位代码，如行政管理类为01，党群工作类为02等。

-顺序号：按照档案整理顺序依次编写，从001开始。

例如，2018年行政管理类的第一份档案编号为201801001。

五、档案的归档

1.归档时间

各部门应在每年[具体时间]前，将上一