公司行政物品管理制度.docx

公司行政物品管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司行政物品的管理，规范行政物品的采购、使用、保管及报废等流程，合理控制费用支出，提高行政物品使用效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构所有行政物品的管理。

3.定义

行政物品是指公司为满足日常办公需求而购置的各类物品，包括但不限于办公用品、办公设备、低值易耗品、礼品等。

二、职责分工

1.行政管理部门

-负责制定和完善行政物品管理制度，并监督执行。

-负责行政物品的采购计划制定、采购实施、验收及入库管理。

-负责建立行政物品台账，定期进行盘点清查，确保账物相符。

-负责行政物品的发放、调配及回收管理。

-负责行政物品的报废鉴定及报废处理申请。

2.使用部门

-负责提出行政物品的需求申请，并配合行政管理部门做好采购选型等工作。

-负责本部门行政物品的领用、保管及使用监督，确保物品的正常使用和安全。

-负责定期对本部门行政物品进行清查盘点，及时反馈物品使用情况及存在问题。

3.财务部门

-负责审核行政物品采购预算及费用报销，确保费用支出合规。

-负责对行政物品的成本核算及账务处理。

三、采购管理

1.采购计划

-行政管理部门应根据公司实际需求、库存情况及预算安排，于每年末制定下一年度行政物品采购计划。采购计划应详细列出物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。

-各使用部门应于每月末向行政管理部门提交次月行政物品需求计划，包括新增需求及因损坏等原因需补充的物品。行政管理部门汇总审核后，结合库存情况对采购计划进行调整。

2.采购实施

-行政管理部门根据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购。选择供应商时应综合考虑其产品质量、价格、信誉、售后服务等因素，优先选择长期合作且信誉良好的供应商。

-对于批量较大或金额较高的采购项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商及采购价格。采购过程中应签订详细的采购合同，明确双方权利义务、产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。

-对于紧急采购需求，经行政管理部门负责人及公司相关领导审批后，可采用灵活的采购方式，但事后应及时补办相关审批手续。

3.验收及入库

-行政物品到货后，行政管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格型号、质量、外观等是否与采购合同一致。

-验收合格的行政物品应及时办理入库手续，填写入库单，注明物品名称、规格型号、数量、供应商等信息。入库单应一式三联，一联交仓库保管，一联交财务部门记账，一联留行政管理部门存档。

-对于验收不合格的行政物品，应及时与供应商联系退换货事宜，并做好记录。如因质量问题给公司造成损失的，应按照采购合同约定追究供应商责任。

四、库存管理

1.仓库设置

公司应设立专门的行政物品仓库，用于存放各类行政物品。仓库应保持整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫等条件。

2.物品保管

-仓库保管人员应按照物品类别、规格型号、入库时间等进行分类存放，摆放整齐，并做好标识。

-定期对库存行政物品进行盘点清查，确保账物相符。盘点周期为每月一次，由行政管理部门组织，仓库保管人员及各使用部门相关人员参与。盘点结束后应编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行说明，并提出处理建议。

-对于易损、易耗的行政物品，应建立安全库存制度，当库存低于安全库存时，及时通知行政管理部门进行补货。

-做好仓库的安全管理工作，防止行政物品被盗、损坏、变质等情况发生。严禁无关人员进入仓库，仓库钥匙应由专人保管。

3.库存报表

仓库保管人员应每月末向行政管理部门提交库存报表，详细反映各类行政物品的库存数量、出入库情况、结存金额等信息。行政管理部门根据库存报表分析库存动态，合理控制库存水平。

五、发放管理

1.领用流程

-各使用部门人员因工作需要领用行政物品时，应填写领用申请表，注明物品名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，到行政管理部门仓库办理领用手续。

-仓库保管人员根据审批后的领用申请表发放物品，并在领用申请表上签字确认，同时在库存台账上登记减少数量。领用申请表应一式两联，一联交仓库保管留存，一联交领用部门留存。

2.发放原则

-行政物品应按需发放，严格控制发