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发文管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司发文管理，规范发文流程，提高公文处理效率和质量，确保公司文件的准确性、严肃性和规范性，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门、各分支机构之间的文件往来，以及公司与外部单位有正式行文关系的文件管理。

3.基本原则

发文应遵循准确、及时、规范、精简的原则，严格控制发文数量，提高文件质量，确保文件传达的信息准确无误，处理流程顺畅高效。

二、发文种类及格式

1.发文种类

-公司文件：包括公司发布的各类规章制度、决定、通知、通报、报告、请示、批复等正式文件，以公司名义印发，具有较强的权威性和指导性。

-部门文件：由公司各部门根据工作需要制发的文件，主要用于部门内部工作安排、业务指导、沟通协调等，一般不涉及公司整体决策和对外正式行文。

-会议纪要：记录公司各类会议主要内容和决议的文件，用于传达会议精神，明确工作任务和责任分工，作为会议成果的书面体现。

2.文件格式

-页面设置：一般采用A4纸型，页边距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。

-字体字号：标题一般用二号宋体加粗；正文用三号仿宋体；一级标题用三号黑体；二级标题用三号楷体加粗；三级标题用三号仿宋体加粗。

-排版要求：段落间距一般为固定值28磅，首行缩进2个字符。文件应双面打印，页码位于页面底部居中。

-编号规则：公司文件编号格式为[公司简称][年份][序号]，如[公司简称]〔2024〕1号；部门文件编号格式为[部门简称][年份][序号]，如[部门简称]〔2024〕1号。会议纪要编号格式为[年份][会议届次][序号]，如〔2024〕第1次总经理办公会纪要〔1〕。

三、发文流程

1.拟稿

-责任部门：根据工作需要，由相关部门负责文件的拟稿工作。拟稿人应准确领会发文意图，结合实际情况，确保文件内容客观、准确、完整、条理清晰。

-内容要求：文件应明确发文目的、主题、主要内容、执行要求等。涉及多个部门的文件，主办部门应主动与相关部门沟通协调，征求意见，确保文件内容的一致性和可操作性。

-格式规范：拟稿人应按照公司统一的文件格式要求进行排版，确保文件格式规范、美观。

2.审核

-初审：拟稿完成后，由拟稿部门负责人对文件内容、格式、文字表述等进行初审，重点审核文件是否符合发文意图，内容是否准确无误，格式是否规范，语言是否通顺等。初审通过后，在文件拟稿页签署意见并签字确认。

-复审：初审通过的文件，提交至公司办公室进行复审。办公室审核人员应从文件的合法性、规范性、准确性、完整性等方面进行全面审查，对涉及公司重要决策、政策规定、重大事项等文件，还应征求相关部门和领导的意见。复审通过后，在文件审核页签署意见并签字确认。

-终审：复审后的文件，报公司领导进行终审。公司领导根据文件内容和实际情况，对文件进行最终审定，签署审批意见并签字。文件未经终审或终审未通过的，不得印发。

3.编号登记

-编号：经终审通过的文件，由公司办公室按照编号规则进行编号，并在文件首页右上角加盖文件编号章。

-登记：办公室对已编号的文件进行详细登记，记录文件名称、编号、发文部门、发文日期、主送部门、抄送部门、文件内容摘要等信息，建立发文台账，以便查询和管理。

4.印发

-排版印刷：办公室根据终审意见和编号登记情况，对文件进行排版印刷。印刷过程中应严格按照文件格式要求进行操作，确保文件印刷质量清晰、准确。

-分发：文件印刷完成后，办公室按照文件主送、抄送部门进行分发。对于需要对外发送的文件，应通过机要交换、专人送达、挂号邮寄、电子邮件等方式及时传递，并做好文件传递记录。

-存档：文件分发后，办公室负责将文件原稿、审核意见、领导审批件等相关资料进行整理归档，按照档案管理规定妥善保存，以备查阅。

四、发文审批权限

1.公司文件

-涉及公司重大决策、重要政策、全局性工作部署等文件：由公司领导班子集体研究决定，经公司总经理签发。

-涉及公司业务部门具体工作安排、业务指导等文件：由相关业务部门负责人拟稿，经公司分管领导审核，公司总经理签发。

-涉及公司行政事务管理、内部规章制度等文件：由公司办公室拟稿，经公司分管领导审核，公司总经理签发。

2.部门文件

-部门内部工作安排、业务流程规范等文件：由部门负责人审核签发，并报公司办