合同签订管理规定及流程.docx

合同签订管理规定及流程

?一、总则

1.目的

为加强公司合同签订管理，规范合同签订流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本规定及流程。

2.适用范围

本规定适用于公司与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。

3.基本原则

-合法合规原则：合同签订应符合国家法律法规及政策的要求。

-平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。

-公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平。

-诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同签订管理职责

1.合同管理部门

-负责制定和完善公司合同管理制度及流程。

-对合同签订过程进行指导、监督和检查。

-审核合同文本，提出修改意见和建议。

-负责合同的编号、归档和保管工作。

2.业务部门

-负责合同项目的前期调研、洽谈和合同起草工作。

-对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查和评估。

-按照合同管理部门的意见修改合同文本，并负责合同的签订、履行和变更等工作。

3.法务部门

-参与重大合同的谈判和起草工作，提供法律意见和建议。

-对合同文本进行合法性审查，防范法律风险。

-处理合同纠纷，维护公司合法权益。

4.财务部门

-参与涉及财务条款的合同谈判和起草工作，提供财务意见和建议。

-对合同的付款方式、结算期限等财务条款进行审核。

-负责合同款项的收付和财务核算工作。

三、合同签订流程

1.合同立项

-业务部门根据公司业务发展需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、背景、内容、金额、履行期限等信息。

-合同立项申请经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和业务需求，对合同立项申请进行审批，批准后交合同管理部门备案。

2.合同起草

-业务部门负责合同的起草工作。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利和义务，条款应完整、准确、清晰，避免歧义。

-合同文本应参照公司制定的合同示范文本进行起草，如无示范文本，可参考同类合同或相关法律法规自行起草。

-合同文本起草完成后，业务部门应将合同初稿提交给合同管理部门、法务部门和财务部门进行会签。

3.合同审核

-合同管理部门审核：合同管理部门收到合同初稿后，对合同的格式、编号、条款完整性等进行审核，提出修改意见和建议。

-法务部门审核：法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的要求，是否存在法律风险。法务部门应出具书面的法律审查意见。

-财务部门审核：财务部门对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算期限、发票开具等，确保合同的财务条款合理、可行。财务部门应出具书面的财务审核意见。

-业务部门根据合同管理部门、法务部门和财务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，形成合同送审稿。

4.合同审批

-合同送审稿经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导根据审核意见和公司实际情况，对合同进行审批。

-对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过后，方可签订。

-合同审批通过后，业务部门应将审批通过的合同文本提交给合同管理部门进行编号和归档。

5.合同签订

-合同签订前，业务部门应再次核实合同相对方的主体资格、信用状况等信息，确保合同签订的合法性和安全性。

-合同签订应采用书面形式，由法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章。授权代表签订合同的，应出具法定代表人的授权委托书。

-合同签订过程中，应确保合同文本的一致性和完整性，不得擅自修改合同条款。如确需修改合同条款，应按照合同审批流程重新进行审批。

-合同签订后，业务部门应将合同原件一份交合同管理部门归档，一份交财务部门作为付款依据，一份自留作为履行合同的凭证。

四、合同履行管理

1.合同执行

-业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。

-在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为或其他问题，业务部门应及