吉发食品有限公司档案管理制度.docx

吉发食品有限公司档案管理制度

?一、总则

1.目的

为加强吉发食品有限公司（以下简称公司）档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。

3.档案定义

本制度所称档案是指公司在生产经营、行政管理、技术研发、文化建设等活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、音像资料等。

二、档案管理职责

1.综合管理部

-负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。

-集中统一管理公司各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作进行全面指导和监督。

-定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作规范、有序。

-负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。

2.各部门

-负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向综合管理部移交。

-确定一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的完整、准确和安全。

-积极配合综合管理部做好档案管理的各项工作，及时提供所需的档案资料。

3.档案管理人员

-严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责。

-负责档案的具体收集、整理、编目、上架、保管、借阅、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。

-定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。

-积极开发档案信息资源，为公司的生产经营和管理决策提供服务。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。

-公司内部管理文件，包括规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。

-各类合同、协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。

-财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

-生产技术档案，如产品研发资料、工艺文件、质量检验报告等。

-市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、广告宣传资料等。

-人力资源档案，如员工招聘、培训、考核、薪酬福利等方面的文件。

-行政办公档案，如公文收发登记、办公用品采购记录、车辆使用记录等。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

-各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并确保文件材料的完整、准确。

-对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交综合管理部。

-收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。

-分类科学、编号统一、排列有序、目录清晰。

4.整理方法

-分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务类、人力资源类等类别。

-编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。

-编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于检索和利用。

-装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。

四、档案的保管

1.保管场所

-综合管理部应设立专门的档案库房，用于存放公司各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。

-档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。

2.保管方式

-档案应按照类别、保管期限分别存放，排列有序，并建立相应的档案索引。

-对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护。

-档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。

3.保管期限

-档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

-永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，以及具有重大历史价值和法律意义的文件。

-长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司重要业务活动的文