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办公文具申领及管理制度通知

一、申领流程

1.1填写申领单

在办公文具申领过程中，填写申领单是首要步骤。申领单应详细列出所需文具的种类、数量、规格等信息，保证申请的准确性和完整性。员工需认真填写申领单，不得遗漏任何重要信息。同时要注明申领文具的使用部门和使用人，以便后续的管理和统计。申领单填写完成后，需由部门负责人签字确认，以证明该申请的合理性和必要性。

1.2提交审核

填写完申领单后，需将其提交给相关部门进行审核。审核部门会对申领单的内容进行仔细核对，包括文具的种类、数量是否符合规定，是否存在重复申领等情况。审核过程中，如发觉问题，审核部门会及时与申领部门沟通，要求其进行修改或补充。审核通过后，申领单将进入下一步领取文具的流程。

1.3领取文具

审核通过后的申领单，申领部门可根据通知前往指定地点领取文具。领取时，需携带申领单原件，并由领取人签字确认。领取的文具应与申领单上的内容一致，如有不符，应及时与相关部门联系解决。领取文具后，领取人应妥善保管，不得丢失或损坏。

1.4后续跟进

在领取文具后，相关部门应及时对申领情况进行跟进和统计，保证文具的使用符合规定。同时要对文具的库存情况进行定期盘点，及时补充库存，以满足各部门的需求。如有文具损坏或报废情况，应按照规定进行登记和处理。

二、申领范围

2.1各部门需求

各部门根据自身工作需要，可提出办公文具的申领申请。不同部门的工作性质和业务需求不同，对文具的种类和数量要求也有所差异。例如，行政部门可能需要大量的打印纸、文件夹等文具，而销售部门则可能需要更多的便签纸、笔等文具。各部门在提出申领申请时，应充分考虑本部门的实际需求，避免不必要的浪费。

2.2特殊岗位申请

对于一些特殊岗位，如设计部门、研发部门等，由于其工作性质特殊，对文具的要求也较高。这些部门可根据工作需要，提出特殊文具的申领申请。特殊文具的申请需经相关部门审批同意后，方可进行申领。同时特殊文具的使用应严格按照规定进行，不得滥用或浪费。

三、库存管理

3.1定期盘点

为了保证办公文具的库存准确无误，需定期进行盘点。盘点工作应由专人负责，对库存的文具进行逐一清点和核对。盘点时，要记录文具的种类、数量、规格等信息，并与库存台账进行核对。如发觉库存与台账不符，应及时查明原因，并进行调整。定期盘点有助于及时发觉库存中的问题，如文具短缺、积压等情况，以便采取相应的措施进行处理。

3.2库存预警

为了避免因文具库存不足而影响工作，需设置库存预警机制。当库存文具的数量低于一定阈值时，系统应自动发出预警信号，提醒相关部门及时进行补充。库存预警的设置应根据各部门的实际需求和使用情况进行调整，以保证库存的合理性和稳定性。同时相关部门应根据库存预警及时进行采购和补充，以满足各部门的需求。

四、保管与使用

4.1专人保管

办公文具应指定专人进行保管，保证文具的安全和完整。保管人应具备一定的管理能力和责任心，能够妥善保管文具，防止文具丢失、损坏或被盗。保管人要建立文具台账，对文具的出入库情况进行详细记录，便于后续的管理和统计。

4.2合理使用

员工在使用办公文具时，应本着节约的原则，合理使用文具，避免浪费。不得将文具用于与工作无关的用途，如个人物品的包装等。如发觉员工有浪费文具的行为，应及时进行批评教育，并采取相应的措施进行整改。同时各部门负责人要加强对员工使用文具的管理和监督，保证文具的合理使用。

五、损坏与报废

5.1损坏登记

如果办公文具出现损坏情况，员工应及时将其送交专人保管进行登记。损坏登记应包括文具的种类、数量、损坏原因等信息，以便后续的处理。保管人应根据损坏情况对文具进行评估，判断是否可以修复或报废。如果文具可以修复，应及时安排维修；如果文具无法修复或修复成本过高，应进行报废处理。

5.2报废处理

对于报废的办公文具，应按照规定进行处理。报废处理应经过相关部门的审批同意，保证报废的文具符合规定。报废的文具应进行统一回收和处理，不得随意丢弃。同时要对报废文具的情况进行记录，以便后续的统计和管理。

六、费用核算

6.1申领费用统计

办公文具的申领费用应进行统计和核算，以便对费用进行合理控制和管理。申领费用的统计应包括各部门的申领情况、领用数量、费用金额等信息。通过对申领费用的统计，可以了解各部门的文具使用情况和费用支出情况，为后续的费用控制和管理提供依据。

6.2费用分摊

办公文具的费用应按照一定的比例进行分摊，以保证各部门的费用负担合理。费用分摊的比例应根据各部门的实际使用情况和人数等因素进行确定。通过费用分摊，可以避免因某一个部门的文具使用量过大而导致其他部门的费用负担过重的情况发生。

七、监督与检查

7.1内部监督

为了保证办公文具申领及管理制度的执行效果，需加强内部监督。内部监督应由专人