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文件存档与档案分类指南表

序号

文件类型

分类依据

详细分类

存档期限

备注

1

2

3

4

5

表格说明：

序号：用于标识每一项分类。

文件类型：根据文件的性质或内容进行分类，如财务文件、人事文件、合同文件等。

分类依据：说明文件分类的标准，如按照时间、部门、项目等。

详细分类：根据分类依据进一步细化分类，如财务文件可细分为财务报表、凭证、发票等。

存档期限：根据公司规定或行业要求，说明文件需存档的时间期限。

备注：对分类或存档期限进行补充说明。

文件类别

分类标准

详细分类

存档期限

审核要求

备注

行政文件

按文件性质

通知、公告、报告

3年

完整性

财务凭证

按业务类型

收入凭证、支出凭证

10年

准确性

合同协议

按合同类型

购销合同、租赁合同

5年

条款一致性

人力资源

按员工类别

雇员档案、培训记录

10年

必威体育官网网址性

项目文件

按项目阶段

设计方案、施工记录

5年

完整性

法律文件

按法律性质

诉讼文件、授权文件

20年

有效性

通信记录

按记录类型

会议纪要、邮件往来

2年

真实性

技术文档

按文档内容

操作手册、维护记录

10年

准确性

审计报告

按审计周期

年度审计、专项审计

5年

客观性

媒体资料

按介质类型

图片、视频、音频

3年

质量检测

表格说明：

文件类别：对文件进行高层次的分类，例如行政、财务、人力资源等。

分类标准：说明文件分类的依据，如文件性质、业务类型、员工类别等。

详细分类：根据分类标准细化文件类型，如财务凭证下的收入凭证、支出凭证。

存档期限：指文件需要保留的最短时间，依据法律法规和公司规定。

审核要求：指文件存档前的审核标准，如完整性、准确性、必威体育官网网址性等。

备注：用于记录特殊要求或特殊情况。

文件类型

分类标准

子类别

存档期限

保管要求

备注

行政文档

按文档用途

政策文件、内部通告

5年

完整性

不可涂改

财务报表

按报表类型

收入报表、成本报表

10年

必威体育官网网址性

使用专用档案盒

合同文件

按合同性质

销售合同、服务合同

5年

签字盖章完整性

人力资源记录

按记录内容

员工入职、离职信息

15年

必威体育官网网址性

项目资料

按项目阶段

设计文件、施工记录

10年

完整性

法律文件

按文件来源

签订合同、法律咨询

20年

不可复制

通信记录

按沟通方式

通讯录、邮件

3年

必威体育官网网址性

技术资料

按资料种类

操作手册、维护记录

5年

必威体育官网网址性

研究报告

按研究主题

市场分析、技术调研

10年

完整性

媒体文件

按文件形式

图片、视频、音频

5年

保管条件

避光防潮

表格说明：

文件类型：对文件进行分类，如行政文档、财务报表等。

分类标准：根据文件特征进行分类，如文件用途、报表类型、合同性质等。

子类别：在分类标准的基础上进一步细分文件类型，例如财务报表下的收入报表和成本报表。

存档期限：文件需保留的最长时间限制，根据法律和公司政策设定。

保管要求：文件在存档期间需要满足的特定条件，如必威体育官网网址性、完整性、使用特定材料等。

备注：对特定文件类型或子类别的额外要求或说明。