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学校食堂采购流程及管理规范

一、制定目的及范围

为进一步规范学校食堂的采购管理，提高采购效率，确保食堂食品安全与质量，同时控制采购成本，特制定本规范。本规范适用于学校食堂所有采购活动，包括日常食材采购、临时采购、集中采购及应急采购。

二、采购原则

1.采购应遵循“公正、公平、公开”原则，确保选择的供应商能够提供优质、安全的食品。

2.所有采购物资必须来自合法、合规的供应商，要求提供有效的营业执照及相关资质证明。

3.各部门需明确采购责任人，申购人与采购人不得为同一人，确保采购流程的透明与公正。

三、采购流程

1.日常采购流程

1.1需求提出：食堂工作人员根据实际需求，填写“采购申请单”，并附上所需食材清单。

1.2库存检查：采购责任人需定期检查库存，结合需求情况，合理制定采购计划。

1.3申购审批：采购申请单需经食堂负责人审核，确保申请的合理性与必要性。

1.4询价比价：采购责任人需向至少三家合格供应商询价，并收集报价信息，确保价格的合理性。

1.5核价与选择：根据市场价格及历史采购数据，进行核价，选择符合要求的供应商。

1.6审批流程：询价及选择结果需在食堂内部进行流转审批，最终由学校指定的采购管理部门审核。

1.7采购实施与验收：审批通过后，采购责任人向供应商下单。货物到达后，由食堂工作人员进行验收，确保食品安全与质量。

1.8入库管理：验收合格的物资需及时入库，填写入库单据，记录库存情况。

1.9付款与报销：要求供应商开具正规发票，采购责任人需在规定时间内完成付款及报销手续。

2.临时采购流程

2.1临时需求确认：若出现突发情况需临时采购，食堂负责人需立即确认实际需求。

2.2快速审批：临时采购需迅速填写“临时采购申请单”，并由相关负责人快速审批。

2.3供应商选择：可在已有合格供应商中快速选择，不必进行询价，确保采购及时到位。

2.4验收与入库：物资到货后，及时进行验收及入库，确保使用的及时性。

3.集中采购流程

3.1集中需求汇总：各部门需在每月的固定时间内，向食堂提交下月的食材需求清单。

3.2集中采购计划制定：食堂负责人根据汇总的数据，编制集中采购计划，并进行预算。

3.3公开招标或比价：根据集中采购的物资情况，确定采购方式，进行公开招标或比价，确保公平竞争。

3.4合同签订：中标供应商需与学校签订采购合同，明确供货数量、价格及交货时间等信息。

3.5验收与入库：集中采购物资到达后，进行统一验收，合格后入库管理。

4.应急采购流程

4.1应急情况确认：如因突发公共卫生事件、自然灾害等不可抗力因素需紧急采购，食堂负责人需及时确认情况。

4.2应急采购决策：成立应急采购小组，负责应急采购的决策与实施，确保采购的及时性。

4.3选择供应商：在合格供应商中快速选择，不必严循询价程序，确保物资迅速到位。

4.4后续审批与备案：应急采购后，应及时进行审批流程，确保后续的记录与备案。

四、采购记录与管理

所有采购活动必须进行详细记录，采购责任人需将采购申请单、报价单、合同、验收单及发票等相关文件进行存档。建立电子档案系统，确保信息的透明、可追溯。

五、采购纪律与规范

1.采购人员责任：采购人员需定期参加培训，了解食品安全法律法规，确保采购物资的安全性与合规性。

2.禁止行为：采购人员不得接受供应商的任何赠品或回扣，违者将依据学校相关规定进行处理。

3.供应商管理：建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、服务态度进行评估，确保长期合作的供应商具备良好信誉。

六、反馈与改进机制

建立反馈机制，鼓励食堂工作人员对采购流程提出建议与意见。定期召开采购工作总结会议，分析存在的问题，及时调整和优化采购流程，提高采购管理的科学性与适用性。

七、总结

通过规范采购流程，明确责任与管理，确保学校食堂的食品安全与质量，提高采购效率，控制成本，为广大师生提供更为安全、健康的饮食保障。