电子邮件的规范使用.ppt

*Email正文应简明扼要的说清楚事情，最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。根据收件人与自己的熟络程度、业务关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。2006年4月“邮件门”就是深刻的教训！4.最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6.对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。但在商务信函里面使用:)之类的笑脸字符会显得比较轻佻，电子邮件不是情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。********IMC关于电子邮件的规范使用第1页，共23页，星期日，2025年，2月5日目录一二三四第2页，共23页，星期日，2025年，2月5日一、电子邮件的重要性（一）电子邮件是一种正式、便捷的职场沟通方式；（二）电子邮件是最好的工作记录；（三）电子邮件是最好的证据；（四）电子邮件是展示企业形象的窗口。电子邮件伴随着互联网的诞生就一直存在，在“互联网+”时代，其重要性也丝毫未减。但实际使用中还存在很多不规范现象，正因为电子邮件的普遍、重要且基础，那么通过此次专题培训，希望对公司员工规范邮件书写，提升职业素养、提升品牌形象起到较好的效果。为什么电子邮件很重要？第3页，共23页，星期日，2025年，2月5日一、电子邮件的重要性1、正式工作报告2、工作相关各方需要留下书面资料的往来信息3、公告、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件的其他交流内容6、复杂事项，难以简单说明的事项……什么情况下，需要发邮件？？？第4页，共23页，星期日，2025年，2月5日一二三四第5页，共23页，星期日，2025年，2月5日二、电子邮件的书写格式电子邮件格式与书信格式相同内容构成如下：问候语写在称呼的下一行空两格，它可以独立段正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分每个部分开头都应另起一行，空两格落笔祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等可以紧接着正文写，也可独占一行，空两格写写完邮件之后，在邮件的右下角写上发件人的姓名发件日期可写在署名的后边，也可以另起一行因电子邮件的即时性，可省略问候正文祝颂语日期称呼署名称呼顶格写在第一行加上冒号，表示下面有话要说第6页，共23页，星期日，2025年，2月5日常见书写格式问题列举1.附件名称不规范、不明晰；2.称呼标点符号使用错误，应为逗号；3.正文首行未空两格；4.邮件无签名。第7页，共23页，星期日，2025年，2月5日常见书写格式问题列举1.主题不清晰；2.无称呼、落款，正文未注明附件。总体是一封超级无礼的电子邮件。正文提及有附件，但邮件漏发附件第8页，共23页，星期日，2025年，2月5日标准格式例举邮件虽短礼仪俱全！第9页，共23页，星期日，2025年，2月5日一二三四第10页，共23页，星期日，2025年，2月5日三、电子邮件撰写规则这些主题恰当吗？1、无主题空白邮件标题是失礼的2、陕西MIC**关于您*年*月*日提出的**问题的回复标题要简明扼要，不宜冗长3、车先生收标题要体现邮件内容和重要性，含糊不清是不可取的4、关于**和**等相关问题的回复一封邮件尽可能针对一个主题，便于整理5、RE……应根据需要拟定回复邮件的标题，简单的“RE……”有欠妥当主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。（一）主题要明确第11页，共23页，星期日，2025年，2月5日三、电子邮件撰写规则（二）称呼问候要得当（1）恰当地称呼收件者，拿捏好尺度（2）Email开头结尾最好要有问候语第12页，共23页，星期日，2025年，2月5日三、电子邮件撰写规则（三）正文完整简洁第13页，