DB3418_T 019-2022 检验检测机构电子档案管理规范.docxVIP

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3418

宣城市地方标准

DB3418/T019—2022

检验检测机构电子档案管理规范

Specificationforelectronicarchivesmanagementofinspection

andtestinginstitutions

2022-09-07发布2022-10-07实施

宣城市市场监督管理局发布

I

DB3418/T019—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由安徽省电机产品及零部件质量监督检验中心提出。

本文件由宣城市市场监督管理局归口。

本文件起草单位：安徽省电机产品及零部件质量监督检验中心、安徽工业大学电气与信息工程学院、泾县宝丰机动车检测服务有限公司、泾县市场监督检验所。

本文件主要起草人：张俊、邱娟、翟文珺、马永丰。

DB3418/T019—2022

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检验检测机构电子档案管理规范

1范围

本标准规定了在检测活动中产生的，具有保存价值的电子档案的管理与处置的一般方法。

本标准适用于检验检测机构在处理工作过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T2828.1—2012计数抽样检验程序第1部分:按接收质量限(AQL)检索的逐批检验抽样

计划(ISO2859-1:1999，IDT)

GB/T7156—2003文献必威体育官网网址等级代码与标识

GB/T12628—2008硬磁盘驱动器通用规范

GB/T17678—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T20988—2007信息安全技术信息系统灾难恢复规范

GB/T26163.1—2010信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:原则(ISO23081-1，IDT)

DA/T15—1995磁性载体档案管理与保护规范

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T38—2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1电子档案researchelectronicrecords

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3.2元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景结构及其管理过程的数据。

3.3迁移migration

在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

4电子档案的管理

4.1电子档案的存储

DB3418/T019—2022

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4.1.1应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。

4.1.2电子档案管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。

4.1.3在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。

4.2电子档案的备份

4.2.1应结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策路，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。

4.2.2电子档案近线备份与灾难备份的基本要求如下:

a)宜采用磁带备份系统进行近线备份，应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份；

b)电子档案数量达到一定量且条件许可时，可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份；

c)本单位建设灾难备份中心时，应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳入规划之中，进行同步分析设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应参照GB/T20988-2007等标准要求执行。

4.2.3电子档案离线备份的基本要求如下:

a)应采用一次写光盘、磁带硬磁盘等离线存储介质，参照GB/T2828.1—20