高效办公时间管理办法.docxVIP

高效办公时间管理办法

一、目标设定

1.1明确每天的工作目标

每天开始工作前，我们要清晰地知道自己当天要完成哪些任务。可以把当天需要处理的事情都列出来，比如写报告、回邮件、开会等。这些就是我们当天的工作目标，要让它们具体而明确，不能模糊不清。比如写报告，就要明确报告的主题、内容和截止时间。明确了目标，我们才能有针对性地去工作，避免盲目性。

1.2根据重要性排序目标

列出所有的工作目标后，我们要根据它们的重要程度进行排序。重要的事情先做，次要的事情后做。比如对于一个销售人员来说，拜访重要客户就是最重要的目标，而整理客户资料可能就相对次要一些。把重要的目标放在前面，能够让我们在有限的时间里先完成最重要的任务，提高工作效率。

1.3设定合理的时间限制

除了明确目标和排序，我们还要为每个目标设定合理的时间限制。这就像是给每个任务戴上一个“紧箍咒”，让我们在规定的时间内完成任务。比如写一份报告，我们可以设定两个小时的时间限制，在这两个小时内集中精力去写，不能拖延。设定时间限制可以帮助我们养成良好的时间管理习惯，提高工作效率。

二、任务分解

2.1将大任务分解为小任务

有时候我们会面临一些比较大的任务，比如策划一个大型活动。这个时候我们可以把大任务分解成一个个小任务，比如确定活动主题、联系场地、邀请嘉宾等。把大任务分解成小任务后，我们就可以更加清晰地知道每个小任务的具体内容和要求，也更容易制定出详细的工作计划。

2.2为每个小任务分配时间

把大任务分解成小任务后，我们还要为每个小任务分配合理的时间。这就需要我们根据每个小任务的难易程度和工作量来确定时间。比如确定活动主题可能只需要半个小时，而联系场地可能需要一个下午的时间。为每个小任务分配时间可以让我们更加合理地安排时间，避免出现时间分配不合理的情况。

2.3合理安排任务的先后顺序

在为每个小任务分配时间后，我们还要合理安排任务的先后顺序。有些小任务之间可能存在先后关系，比如必须先确定活动主题才能联系场地。我们要根据这些先后关系来安排任务的顺序，保证每个小任务都能够顺利进行。同时我们还要考虑到任务的紧急程度，把紧急的任务放在前面先做。

三、时间规划

3.1制定每天的工作计划表

每天开始工作前，我们要制定一个详细的工作计划表。这个计划表要包括当天的工作目标、每个目标的具体任务、每个任务的时间安排等。制定工作计划表可以让我们更加清晰地知道自己当天要做什么，怎么做，什么时候做，避免出现混乱和无序的情况。

3.2预留弹性时间应对突发情况

在制定工作计划表时，我们还要预留一些弹性时间，以应对突发情况。比如突然接到一个重要的电话或者遇到一些不可预见的问题，这些都可能会影响我们的工作计划。预留弹性时间可以让我们有足够的时间来处理这些突发情况，不会因为突发情况而打乱整个工作计划。

3.3合理分配工作和休息时间

除了预留弹性时间，我们还要合理分配工作和休息时间。长时间的工作会让我们感到疲劳和压力，影响工作效率。因此，我们要适当安排一些休息时间，让自己放松一下。比如每工作一个小时，可以休息1015分钟，去喝杯水、活动一下身体或者看看窗外的风景。合理分配工作和休息时间可以让我们保持良好的工作状态，提高工作效率。

四、工具使用

4.1选择适合自己的办公工具

在高效办公中，选择适合自己的办公工具非常重要。不同的人有不同的工作习惯和需求，因此需要选择适合自己的办公工具。比如有些人喜欢用纸质笔记本记录工作内容，而有些人则喜欢用电子笔记本来记录。我们要根据自己的需求和习惯来选择适合自己的办公工具，提高工作效率。

4.2利用工具提高工作效率

选择好办公工具后，我们还要学会利用这些工具来提高工作效率。比如可以利用电子表格来制作工作计划表、利用邮件管理工具来管理邮件等。这些工具可以帮助我们更加高效地完成工作任务，节省时间和精力。

4.3定期更新和优化办公工具

科技的不断发展，办公工具也在不断更新和优化。我们要定期更新和优化自己的办公工具，以适应工作的需要。比如可以定期更新电子表格软件、邮件管理工具等，以获得更好的使用体验和更高的工作效率。

五、避免拖延

5.1找出拖延的原因并克服

拖延是高效办公的大敌，很多人都有拖延的习惯。我们要找出自己拖延的原因，比如缺乏动力、害怕失败等，然后采取相应的措施来克服拖延。比如可以给自己设定一些奖励和惩罚机制，当完成任务时给自己一些奖励，当拖延时给自己一些惩罚。

5.2设定截止日期并严格遵守

设定截止日期是避免拖延的有效方法之一。我们要为每个任务设定一个合理的截止日期，并严格遵守。当有了截止日期的约束时，我们就会更加有动力去完成任务，避免拖延。

5.3将任务分解为小步骤逐步完成

有时候一个大任务会让我们感到压力很大，容易产生拖延的情绪。这时我们可以将大