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文秘专业知识

第一章秘书工作概述

第一章秘书工作概述

命題热点导读

秘书工作概述秘书工作的内容和作用秘书工作的内容

秘书工作的作用

秘书工作的性质和职能秘书工作的性质

秘书工作的职能

秘书工作的特性与规律秘书工作的特性

秘书工作的规律

秘书工作的基本原则与规定秘书工作的基本原则

秘书工作的基本规定

秘书工作的运行与管理秘书工作的组织形式与工作方式

秘书工作的管理措施与制度规定

考点知识精讲

第一节秘书工作的内容和作用

由于机关级别和类型不一样，秘书工作内容也不尽相似。级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显；而在基层单位，秘书工作任务繁重，不过人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。

本节将全方位简介我国党政机关秘书工作的基本内容和作用。

一、秘书工作的内容

（一）秘书工作领导机关及其领导者的工作内容

1.机关办公厅（室）的基本任务

办公厅（室）属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出現是秘书工作发展的必然成果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的重要任务是协助它所直属的领导机关完毕各项领导工作，尤其是為领导机关制定和实行决策服务。

办公厅（室）的任务重要分為两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人們一般所說的秘书工作；二是事务服务，重要是后勤服务保障工作。

2.秘书長、办公厅（室）主任的基本任务

秘书長和办公厅（室）主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府同意颁发的《政务院有关各级政府秘书長和不设秘书長的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书長或办公厅主任重要承担如下任务：第一，协助首長综合状况、研究政策、推行工作；第二，协助首長亲密各方面的工作关系；第三，协助首長掌管机关内部的统一战线工作；第四，协助首長掌管必威体育官网网址工作；第五，协助首長掌管机要工作；第六，主持平常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决策的执行等事项）；第七，掌管机关事务工作。

因此，秘书長和办公厅主任的工作任务，可以总結為“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首長完毕的，具有明显的参与政务性质；而第六、七项工作则重要是掌管机关平常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，不过却為全国秘书部门应当承担的重要工作内容确定了基本格局。

(二）秘书工作的重要内容

1.确定、办理公文

确定公文是秘书工作的老式职能。現代社会，确定公文更成為秘书工作的一项极其重要的平常工作。由于公文具有公布政令、传达意图、沟通状况、凭证记载等重要功能，因此，确定公文是一项非常严厉的工作，秘书人员应当以高度的责任心看待。

办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的所有工作，反应了公文在机关内部处理的全过程。

办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大体可以分為发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等重要环节；收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承接、催办、注办、立卷、归档等重要环节。在平常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和原则办理，做到分工合理、责任明确，保证公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，為公文发挥应有的效能发明条件。

2.办理组织会务

办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临時设置的会议秘书机构办理与会议有关的各类详细事务，目的是為领导人开好会议做会前、会中和会后的多种综合辅助性服务。办会过程中应重要做好如下工作：一是会议议題的协调与安排，应与各方面协调联络，将会上讨论决定的事项预先整顿形成文献形式后，再将其中已经立題的成熟文献交給主管领导，决定与否提交会议讨论；二是会议的统筹安排，既从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议時间、地点、议程、参与人员、会场布置等；三是会议文献材料的印发、传递、清退、立卷、归档等；四是会议期间的各项服务；五是会议善后工作，如整顿会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的贯彻等。

3.调查研究工作

每一项调查研究均应做好调查准备、调查实行和调查总結收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查題目，拟制提纲；实行阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整顿、深入研究调查得来的材料；总結收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在此前阶段工作的基础上，写出调查汇报。

4.信息处理