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印章使用管理制度

第一章：总则

1、目的

为规范公司印章的管理和使用，确保印章使用的合法性、安全性和有效性，维护公司的合法权益，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司各类印章的刻制、保管、使用、变更、注销及监督管理等相关事宜。公司全体员工及涉及公司印章使用的外部合作方均应遵守本制度。

3、印章定义及分类

本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、各部门专用章及其他因工作需要刻制的印章。

（1）企业公章：代表公司的法定名称章，用于公司对内对外的重要文件、证明和报告等，具有最高的法律效力。

（2）法定代表人章：刻有公司法定代表人姓名的印章，主要用于公司银行账户相关业务、合同签署等需要法定代表人签字的场合。

（3）合同专用章：专门用于签订各类合同、协议的印章，明确公司在合同中的权利和义务。

（4）财务专用章：用于公司财务收支、税务申报、银行结算等财务相关业务。

（5）发票专用章：在公司开具发票时使用，确保发票的合法性和有效性。

（6）部门专用章：各部门因工作需要刻制的印章，仅在本部门业务范围内使用，明确标识部门名称，其使用范围和效力有严格限制。

第二章：印章的刻制

1、刻制申请

因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、使用范围、刻制材质、规格尺寸等信息，并附上相关证明材料（如上级主管部门的批准文件、业务需求说明等）。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。

2、审批流程

印章管理部门收到《印章刻制申请表》后，对申请内容进行初审。重点审核申请理由是否充分、印章用途及使用范围是否明确合理、相关证明材料是否齐全等。初审通过后，将申请表提交至公司分管领导进行审批。对于重要印章（如公司公章、法定代表人章、合同专用章等）的刻制申请，需经公司总经理或董事会审批。

3、刻制单位选择

经审批同意刻制印章后，印章管理部门应选择具有合法资质的印章刻制单位。刻制单位需具备公安机关颁发的特种行业许可证，并在当地有良好的信誉和口碑。印章管理部门应与刻制单位签订详细的刻制合同，明确双方的权利和义务，包括印章的规格、材质、刻制工艺、交付时间、必威体育官网网址责任等。

4、印章备案

印章刻制完成后，刻制单位应按照公安机关的规定，将印章印模报送当地公安机关备案。印章管理部门负责跟进备案事宜，确保印章备案手续的及时完成。同时，印章管理部门应留存一份印章印模及备案证明文件的复印件，作为公司印章管理档案的一部分。

第三章：印章的保管

1、保管责任人

公司各类印章应指定专人负责保管。公司公章、法定代表人章一般由公司总经理或其指定的专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人或其指定的专人保管；财务专用章和发票专用章由财务部门负责人或其指定的专人保管；部门专用章由各部门负责人或其指定的专人保管。保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章的安全。

2、保管设施

印章应存放在专门的保险柜或文件柜中，保险柜或文件柜应具备防火、防盗、防潮等功能。保管责任人应妥善保管保险柜或文件柜的钥匙及密码，不得随意将钥匙交予他人或泄露密码。如因工作需要委托他人临时保管印章，应办理严格的交接手续，并明确临时保管期间的责任。

3、保管记录

印章保管责任人应建立《印章保管记录簿》，详细记录印章的接收、使用、归还、交接等情况。每次使用印章后，应及时在记录簿中登记使用日期、使用人、用印事由、用印次数、批准人等信息。印章交接时，应填写《印章交接清单》，注明交接的印章名称、印模、交接时间、交接双方姓名等信息，并由双方签字确认。交接清单应一式两份，交接双方各留存一份，同时交一份至印章管理部门备案。

第四章：印章的使用

1、使用申请

需要使用印章的部门或人员，应提前填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印日期、预计用印次数等信息。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至印章保管责任人。对于重大事项或涉及公司重要权益的用印申请，还需经公司分管领导或总经理审批。

2、审核流程

印章保管责任人收到《印章使用申请表》后，应对申请内容进行严格审核。审核内容包括：用印事由是否真实、合理；用印文件是否经过相关部门的审核批准；用印文件的内容是否与申请表中填写的信息一致；批准人签字是否齐全等。对于不符合规定的用印申请，印章保管责任人有权拒绝用印，并及时告知申请人原因及需要补充完善的事项。

3、使用登记

审核通过后，印章保管责任人应在《印章使用登记册》中进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印人、用印事由、用印文件名称及份数、用印次数、批准人等信息。登记信息应与《印章使用申请表》中的内容一致，确保印章使用记录的完整性和可追溯性。

4、印章使用

印章保管责任人在使用