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财务报销说明及审批流程指导书

一、报销说明概述

1.1报销的定义和范围

报销是指公司员工在履行工作职责过程中所产生的合理费用，按照公司规定的流程和标准进行申请、审批和支付的过程。报销的范围包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费等与公司业务相关的费用。差旅费主要涵盖员工因公出差所产生的交通、住宿、餐饮等费用；办公费包括办公用品的购置、打印复印等费用；业务招待费则是用于公司业务往来中的招待活动所产生的费用。

1.2报销的时间和流程

报销时间一般为费用发生后的规定时间内，如当月费用需在次月规定日期前提交报销申请。报销流程通常为先由员工填写报销单，附上相关报销凭证，经部门负责人审核签字后，提交给财务部门进行审批。财务部门会对报销单和凭证进行审核，如有疑问会与员工沟通核实，审核通过后进行支付。

1.3报销的注意事项

员工在进行报销时需注意费用的合理性和真实性，不得虚报、冒领费用。报销凭证需符合公司规定的要求，如发票必须是正规发票，填写内容需完整、准确等。同时报销单的填写也需规范，包括费用项目、金额、报销人等信息都要填写清楚。对于跨部门的费用报销，需各部门之间协调配合，保证报销流程的顺利进行。

二、报销凭证要求

2.1发票的种类和要求

发票分为增值税专用发票和普通发票。增值税专用发票主要用于企业之间的交易，可用于抵扣增值税；普通发票则用于一般的消费和服务场景。发票要求内容完整，包括发票抬头、纳税人识别号、商品或服务名称、金额、开票日期等信息，字迹清晰，不得涂改。对于不符合要求的发票，财务部门有权拒绝报销。

2.2其他报销凭证的要求

除发票外，其他报销凭证如车票、住宿清单、招待费申请单等也需符合公司规定。车票需注明出发地、目的地、日期等信息；住宿清单需详细列出住宿日期、房间号、费用明细等；招待费申请单需说明招待对象、事由、费用预算等。这些凭证都需与报销的费用相关，并加盖相应的公章或签字确认。

2.3凭证的整理和装订

员工在提交报销凭证时，需将发票和其他报销凭证按照费用类别进行整理，并装订成册。装订时需注意凭证的顺序和完整性，不得遗漏或混淆。对于多张发票或凭证需粘贴在报销单上时，应粘贴整齐、牢固，不得遮挡重要信息。

三、费用分类及标准

3.1差旅费报销标准

差旅费报销标准根据出差地点、出差时间等因素进行规定。例如，国内出差的交通费用可按照火车硬卧、汽车长途客车等标准报销；住宿费用根据不同城市的级别和档次进行限额报销；餐饮费用则按照每天的标准进行报销。对于特殊情况，如加班出差、紧急出差等，可根据公司规定进行特殊处理。

3.2办公费报销标准

办公费报销标准主要包括办公用品的购置费用和打印复印等费用。办公用品的购置需按照公司规定的采购流程进行，报销时需提供采购清单和发票。打印复印费用则按照实际使用量进行报销，需注明使用部门和用途。

3.3业务招待费报销标准

业务招待费报销标准需严格控制，根据业务性质和招待对象进行合理安排。一般情况下，业务招待费的报销需提供招待申请单、发票、招待清单等凭证，并经部门负责人和相关领导审批同意。招待费用的标准也需根据公司的规定和实际情况进行确定，不得超支。

四、报销申请流程

4.1个人报销申请流程

个人报销申请流程如下：

第一步，员工在费用发生后，及时收集整理报销凭证，并填写报销单。

第二步，将报销单和报销凭证提交给部门负责人，部门负责人对费用的合理性和真实性进行审核，并签字确认。

第三步，部门负责人将审核通过的报销单和报销凭证提交给财务部门，财务部门对报销单和凭证进行进一步审核，如有疑问会与员工沟通核实。

第四步，财务部门审核通过后，将报销单提交给公司领导进行审批，公司领导根据审批权限进行审批。

第五步，审批通过后，财务部门按照公司的支付流程进行支付。

4.2部门报销申请流程

部门报销申请流程与个人报销申请流程类似，不同之处在于部门负责人需对本部门员工的报销申请进行汇总审核，并签字确认后提交给财务部门。同时部门报销申请还需经过部门内部的审批流程，如部门经理审批、财务主管审批等。

4.3审批流程中的注意事项

在审批流程中，各级审批人员需认真履行审批职责，对报销申请进行严格审核。审批人员需关注费用的合理性、真实性和合规性，如发觉问题应及时与申请人沟通核实，不得随意签字通过。同时审批人员也需按照公司规定的审批权限进行审批，不得越权审批。对于审批通过的报销申请，审批人员需在报销单上签字确认，并注明审批意见和时间。

五、审批权限及流程

5.1各级审批人员的权限

公司根据不同的费用类别和金额设定了各级审批人员的权限。一般来说，部门负责人有权审批本部门员工的报销申请，金额较小的报销申请可由部门负责人直接审批；对于金额较大的报销申请，需提交给公司领导进行审批。公司领导根据其审批权限对报销申请进行审批