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备品备件采购和管理制度

??一、总则

1.目的

本制度旨在规范公司备品备件的采购行为，加强备品备件的管理，确保生产设备的正常运行，降低维修成本，提高公司的经济效益和生产效率。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有生产设备、办公设备及相关设施所需备品备件的采购、库存管理、使用及报废处理等环节。

3.职责分工

采购部门

负责备品备件的采购工作，包括供应商的开发、选择、评估与管理。

执行采购计划，签订采购合同，确保按时、按质、按量采购到所需备品备件。

负责采购成本的控制，与供应商进行价格谈判，争取最优采购价格。

仓库管理部门

负责备品备件的验收入库、存储保管、发放及库存盘点等工作。

建立备品备件库存台账，确保库存信息的准确、及时更新。

负责库存备品备件的安全管理，防止损坏、丢失和变质。

使用部门

负责提出备品备件的需求计划，明确所需备品备件的规格、型号、数量等详细信息。

配合采购部门进行供应商的选择和评估，提供技术支持和使用反馈。

负责备品备件的领用、使用及报废申请等工作。

设备管理部门

负责制定备品备件储备定额，审核备品备件需求计划。

对备品备件的技术性能进行审核，提供技术指导和质量监督。

参与备品备件的验收、报废鉴定等工作。

二、采购管理

1.采购计划制定

定期需求分析

使用部门应定期（每季度末）对本部门设备的运行状况进行分析，结合设备的维修历史数据，预测下一季度备品备件的需求情况，并填写《备品备件需求计划表》。

审核与汇总

设备管理部门对各使用部门提交的《备品备件需求计划表》进行审核，根据设备的运行特点、储备定额等因素，对需求计划进行调整和完善，汇总形成公司年度备品备件采购总计划。

动态调整

在生产过程中，如因设备突发故障、生产任务变更等原因导致备品备件需求发生变化，使用部门应及时填写《备品备件紧急需求申请表》，说明需求原因、规格型号、数量等信息，经设备管理部门审核后交采购部门进行紧急采购。

2.供应商选择与管理

供应商开发

采购部门应通过多种渠道开发备品备件供应商，如网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商信息库。

供应商评估

采购部门会同设备管理部门、使用部门等相关人员，对新开发的供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估合格的供应商纳入合格供应商名录。

供应商考核

采购部门定期（每年一次）对合格供应商进行考核，考核指标包括供货质量、交货期、价格变动情况、售后服务等。根据考核结果，对供应商进行等级划分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于连续两次考核不合格的供应商，采购部门应及时终止合作关系。

3.采购流程

采购申请审批

采购部门根据批准的采购计划和紧急需求申请表，填写《备品备件采购申请表》，详细说明采购备品备件的名称、规格型号、数量、预算金额、需求日期等信息，经部门负责人审核后，报公司主管领导审批。

采购订单下达

采购部门根据审批后的《备品备件采购申请表》，选择合适的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购产品的规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等条款。

采购合同签订

对于金额较大或采购周期较长的备品备件采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格条款、交货期、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，应及时将合同副本交相关部门备案。

采购跟踪与催货

采购部门应建立采购跟踪机制，及时了解供应商的生产进度和交货情况。对于临近交货期的采购订单，采购部门应主动与供应商沟通，确保按时交货。如因供应商原因导致交货延迟，采购部门应及时催促供应商采取措施解决，并将相关情况反馈给使用部门。

到货验收

备品备件到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门和使用部门进行验收。验收人员应按照采购合同、采购订单及相关标准对备品备件的数量、规格型号、外观质量等进行检查。对于重要设备的关键备品备件，还应进行性能测试或质量检验。验收合格的备品备件办理入库手续，验收不合格的备品备件应及时与供应商协商退换货事宜。

三、库存管理

1.入库管理

验收记录

仓库管理部门在备品备件到货后，应及时组织验收。验收人员应认真填写《备品备件验收单》，详细记录备品备件的名称、规格型号、数量、供应商名称、到货日期、验收情况等信息。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因。

入库手续办理

仓库管理部门根据验收合格的《备品备件验收单》，办理备品备件的入库手续。将备品备件按照类别、规格型号、存储位置等信息录入库存管理系统，并在实物上粘