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大型集团公司档案管理制度

??一、总则

（一）目的

为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况。

3.分类管理原则：根据档案的形成领域、内容性质等进行分类管理，便于查找和利用。

4.必威体育官网网址原则：严格遵守国家必威体育官网网址法律法规，确保档案信息安全。

二、档案管理机构及职责

（一）档案管理部门

集团公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司档案工作。其主要职责包括：

1.制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。

2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

3.指导和监督所属子公司、分公司的档案管理工作。

4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。

5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。

（二）各部门兼职档案员

各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。其主要职责包括：

1.负责收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，并进行分类整理。

2.按照档案管理部门的要求，对本部门的档案进行初步立卷，确保档案的完整性和准确性。

3.及时将整理好的档案移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的核对和验收工作。

4.配合档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。

三、档案的分类与编号

（一）档案分类

公司档案分为以下几大类：

1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，人事管理、行政管理、财务管理等方面的文件。

2.经营管理类：包括市场调研、营销策划、合同管理、项目管理、生产管理、质量管理等方面的文件。

3.财务审计类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表，审计报告等文件。

4.技术研发类：包括产品研发、工艺设计、技术改造、专利管理等方面的文件。

5.基本建设类：包括工程项目立项、设计、施工、竣工验收等方面的文件。

6.企业文化类：包括公司文化建设规划、活动记录、宣传资料等文件。

7.其他类：不属于以上分类的其他文件材料。

（二）档案编号

档案编号采用大类代码+年度+顺序号的结构，具体如下：

1.行政管理类：代码为XZ，如XZ2023001表示2023年第1份行政管理类档案。

2.经营管理类：代码为JY，如JY2023002表示2023年第2份经营管理类档案。

3.财务审计类：代码为CW，如CW2023003表示2023年第3份财务审计类档案。

4.技术研发类：代码为JS，如JS2023004表示2023年第4份技术研发类档案。

5.基本建设类：代码为JSJ，如JSJ2023005表示2023年第5份基本建设类档案。

6.企业文化类：代码为QY，如QY2023006表示2023年第6份企业文化类档案。

7.其他类：代码为QT，如QT2023007表示2023年第7份其他类档案。

四、档案的收集与整理

（一）收集范围

各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。

（二）收集要求

1.收集的文件材料应齐全完整，真实有效。

2.对收集的文件材料应进行分类整理，确保其系统性和规范性。

3.电子文件应采用通用格式进行存储，并确保其可读性和可利用性。

（三）整理方法

1.分类：按照档案分类标准，对收集的文件材料进行分类。

2.编号：为每份文件材料编制唯一的编号，以便于管理和查找。

3.装订：对纸质文件进行装订，确保其整齐、牢固。

4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。

五、档案的归档与移交

（一）归档时间

各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。

（二）归档要求

1.归档的档案应符合档案整理的要求，确保其质量。

2.归档的档案应编制详细的目录清单，并一式两份，一份随档案移交，一份由档案管理部门留存。

3.电子档案应与纸质档案同时归档，并确保两者内容一致。

（三）移交手续

档案管理部门在接收档案时，应与移交部门办理交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。档案交接清单应包括档案名称、数量、编号、移交日期等信息。