备用金管理制度及流程59531.docx

备用金管理制度及流程59531

??一、总则

1.目的

为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，保障资金安全，规范备用金的借支、使用及报销流程，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门因业务需要临时借支备用金的情况。

3.定义

备用金是指公司为满足各部门临时性、紧急性业务需求，预先拨付给相关人员用于特定业务支出的周转资金。

二、备用金的申请与审批

1.备用金申请条件

因开展业务需要，经常发生差旅费、零星采购、零星开支等费用支出，且业务活动具有临时性和紧急性的部门或岗位。

需提前储备资金以应对突发业务情况，确保业务顺利开展的项目组或业务单元。

2.备用金申请流程

申请人填写《备用金申请表》，详细注明申请备用金的金额、用途、预计使用期限等信息。

将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人需对申请事项的真实性、必要性及资金预算进行审核，并签署意见。

经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额进行合理性审查，重点关注是否符合公司财务规定及资金状况，并核对申请人以往备用金使用及报销记录。审核通过后，财务部门负责人签署意见。

最后，申请表报公司总经理审批。总经理根据公司整体资金安排及业务需求，对备用金申请进行最终审批。

3.备用金申请审批权限

备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司总经理审批。

备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人、财务部门负责人审核后，需报公司副总经理审核，再由总经理审批。

备用金申请金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务部门负责人、公司副总经理审核后，提交公司总经理办公会审议，最终由总经理审批。

三、备用金的借支

1.借支原则

备用金借支必须遵循前款不清，后款不借的原则。即借款人在未还清上次借支的备用金之前，不得再次借支备用金。

备用金借支应严格按照审批后的金额进行，不得擅自超额借支。

2.借支手续

经审批通过的《备用金申请表》作为借支备用金的依据。借款人凭审批通过的申请表到财务部门办理借支手续。

财务部门根据审批金额开具现金支票或支付方式（如银行转账），将备用金支付给借款人。借款人需在收款凭证上签字确认。

财务部门登记备用金借支台账，详细记录借款人姓名、部门、借支金额、借支日期、预计还款日期等信息。

四、备用金的使用

1.使用范围

差旅费：包括员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。

零星采购：用于购买办公文具、小额设备、低值易耗品等与业务相关的物品。

零星开支：如业务招待费、市内交通费、邮寄费等小额费用支出。

2.使用要求

备用金必须专款专用，不得挪作他用。借款人应严格按照申请用途使用备用金，确保资金使用的合理性和合规性。

所有备用金支出必须取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等。原始凭证应注明支出日期、内容、金额、供应商名称等信息，并由经手人、证明人签字确认。

对于涉及实物采购的备用金支出，需办理相应的验收手续，确保采购物品的数量、质量与采购合同或申请一致。

五、备用金的报销

1.报销期限

借款人应在完成相关业务后及时办理备用金报销手续，原则上不得超过业务发生后的[X]个工作日。如有特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门负责人同意。

2.报销流程

借款人整理好备用金支出的原始凭证，按照公司财务报销制度的要求进行粘贴和填写报销单。报销单应注明报销日期、业务内容、金额、附件张数等信息，并由经手人、证明人签字确认。

将填写完整的报销单提交至所在部门负责人审核。部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署意见。

经部门负责人审核通过后，报销单流转至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核原始凭证是否真实有效、报销金额是否与审批金额及实际支出相符、报销手续是否齐全等。审核通过后，财务部门负责人签署意见。

最后，报销单报公司总经理审批。总经理根据公司财务制度及业务实际情况对报销进行审批。

3.报销方式

财务部门根据审批后的报销金额，采用现金支付或银行转账的方式将报销款支付给借款人。

如备用金有结余，借款人应及时将结余款项交回财务部门。财务部门在备用金借支台账中记录还款情况，并冲减相应的借支金额。

六、备用金的管理与监督

1.财务部门职责

负责备用金制度的制定、修订和解释工作。

审核备用金申请，办理备用金借支和报销手续，登记备用金借支台账。

定期对备用金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。

督促借款人按时归还备用金，对逾期未还的备用金进行催收。