学校档案管理制度.docx

学校档案管理制度

??一、总则

1.目的

为加强学校档案工作，全面、系统、规范地管理学校各类档案，有效地保护和利用档案，为学校各项工作提供依据和参考，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于学校各部门、各年级、各班级及全体教职工和学生在工作、学习、生活中形成的各类档案。

3.档案管理原则

遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、便于利用的原则，确保档案管理工作的规范化、制度化、科学化。

二、档案管理机构与职责

1.档案管理部门

学校设立综合档案室，作为集中管理全校档案的专门机构，归口学校办公室领导。

2.档案管理人员职责

负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。

制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。

对各部门的档案工作进行业务指导和监督检查。

做好档案信息的安全必威体育官网网址工作，维护档案的完整与安全。

积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供服务。

3.各部门兼职档案员职责

负责本部门档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

协助学校档案室开展档案业务工作，接受档案室的业务指导和监督。

遵守学校档案管理制度，确保本部门档案的完整与安全。

三、档案的收集与归档

1.收集范围

学校行政、教学、科研、学生管理、后勤保障等工作中形成的各类文件、资料、图表、声像等材料。

学校举办或承办的各类会议、活动、培训等形成的文件、资料、记录等。

学校与上级主管部门、其他单位往来的文件、信函、协议等。

教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的具有保存价值的材料。

学生在学习、社会实践、党团活动等方面形成的材料。

2.收集要求

各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保材料的及时、完整、准确。

对重要会议、活动等形成的档案材料，应在活动结束后及时收集整理。

教职工个人形成的档案材料，应在工作结束或变动时及时移交学校档案室。

学生档案材料应按照学籍管理规定及时归档。

3.归档时间

当年形成的档案材料，应在次年上半年归档完毕。

跨年度的文件材料，应在办结后及时归档。

4.归档要求

归档的文件材料应齐全完整、字迹清晰、签署完备、格式规范。

纸张应符合耐久性要求，破损或褪色的材料应进行修补或复制。

电子文件应按照相关标准进行整理和存储，并与纸质文件同步归档。

四、档案的整理

1.整理原则

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类方法

学校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、财务、人事、基建、设备、外事等十大类。

每大类下再根据档案内容和形成特点进行二级、三级分类。

3.整理步骤

对收集到的档案材料进行分类、编号、编目。

按照分类方案对档案材料进行装订、排列、编页。

编制档案目录，建立档案检索系统。

五、档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。

成立档案鉴定小组，由学校领导、档案管理人员和相关部门负责人组成。

根据国家有关规定和学校实际情况，制定档案保管期限表，作为鉴定档案的依据。

2.销毁工作

对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后进行销毁。

销毁档案应填写销毁清册，经档案管理部门负责人和分管领导签字后，由两人以上监销。

监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。

六、档案的保管

1.保管场所

学校综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。

2.保管设备

配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。

3.档案上架

档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。

4.库房管理

保持库房整洁卫生，定期进行清扫和消毒。

严格控制库房温湿度，定期检查记录。

做好档案的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

七、档案的统计

1.统计内容

对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。

2.统计方法

建立档案统计台账，定期对档案数据进行统计分析，并向上级主管部门报送档案统计报表。

3.统计要求

统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。

八、档案的编研

1.编研内容

根据学校工作需要和档案实际情况，开展档案编研工作，如编写学校大事记、组织沿革、基础数据汇编、专题文件汇编等。

2.编研要求

编研成果应内容准确、结构合理、语言规范，具有一定的参考价值和利用价值。

3.编研成果的管理

编研成果应进行登记、编号、装订，与档案原件一同保管，