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备品备件及专用工具管理制度

??一、总则

1.目的

本制度旨在规范公司备品备件及专用工具的管理，确保备品备件及专用工具的合理储备、有效使用、妥善保管，以满足公司生产、设备维护等工作的需要，保障公司生产运营的连续性和稳定性，降低生产成本，提高经济效益。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有与备品备件及专用工具相关的部门和人员，包括但不限于生产部门、设备管理部门、采购部门、仓库管理部门等。

3.定义

备品备件：为了保证设备正常运行，事先储备的具有相同型号、规格的零部件，在设备出现故障时能够及时更换，以缩短设备维修时间，减少停机损失。

专用工具：专门用于特定设备的安装、调试、维修、检测等工作的工具，具有专业性强、使用频率相对较低等特点。

二、管理职责

1.设备管理部门

负责制定备品备件及专用工具的储备定额和采购计划。

建立备品备件及专用工具的台账，记录其出入库、库存数量、使用情况等信息。

定期对备品备件及专用工具进行盘点，核实库存数量，确保账实相符。

参与备品备件及专用工具的选型、验收等工作。

指导和监督各部门正确使用备品备件及专用工具。

2.采购部门

根据设备管理部门制定的采购计划，负责备品备件及专用工具的采购工作。

选择合格的供应商，签订采购合同，确保所采购的备品备件及专用工具的质量、规格、型号等符合要求。

跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题，保证按时到货。

3.仓库管理部门

负责备品备件及专用工具的入库、存储、保管和发放工作。

按照规定的存储条件和要求，妥善保管备品备件及专用工具，确保其质量不受损。

建立严格的出入库管理制度，对备品备件及专用工具的出入库进行详细记录，做到账目清晰、手续完备。

定期对库存进行盘点，发现问题及时上报，并协助相关部门进行处理。

4.使用部门

根据生产和设备维护的实际需要，合理领用备品备件及专用工具。

正确使用和维护备品备件及专用工具，定期进行检查和保养，确保其处于良好的使用状态。

及时将备品备件及专用工具的使用情况、损坏情况反馈给设备管理部门。

协助设备管理部门做好备品备件及专用工具的报废鉴定和处理工作。

三、计划管理

1.储备定额制定

设备管理部门应根据设备的运行状况、维修历史、零部件使用寿命等因素，结合生产计划和设备维护计划，制定各类设备的备品备件储备定额。储备定额应科学合理，既保证设备维修的需要，又避免过度储备造成资金浪费。

储备定额应定期进行评估和调整，随着设备技术改造、运行条件变化、零部件质量改进等因素的影响，及时对储备定额进行修订，确保其有效性和适应性。

2.采购计划编制

设备管理部门根据储备定额和实际库存情况，每月编制备品备件及专用工具的采购计划。采购计划应明确备品备件及专用工具的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。

在编制采购计划时，应充分考虑生产的紧急需求、设备的维修周期、供应商的供货能力等因素，合理安排采购时间和数量，确保备品备件及专用工具能够及时供应，不影响生产和设备维护工作的正常进行。

采购计划经设备管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准，然后交采购部门组织实施。

四、采购管理

1.供应商选择

采购部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商作为备品备件及专用工具的采购对象。

对新供应商进行评估时，应要求其提供营业执照、生产许可证、产品质量认证文件、业绩证明等相关资料，必要时进行实地考察，确保其具备生产和供应能力。

定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对不合格的供应商及时进行淘汰，调整合格供应商名录。

2.采购合同签订

采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

采购合同应严格按照公司合同管理规定进行审批和签订，确保合同的合法性、有效性和完整性。

在签订采购合同时，应明确备品备件及专用工具的质量保证期，要求供应商在质量保证期内对产品质量负责，如出现质量问题，应及时给予更换或处理。

3.采购过程跟踪

采购部门应建立采购进度跟踪机制，及时掌握采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。

对于采购过程中出现的问题，如供应商延迟交货、产品质量不合格等，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效的措施加以解决，确保采购任务的顺利完成。

采购部门应定期向设备管理部门反馈采购进度，以便设备管理部门及时了解备品备件及专用工具的到货情况，做好接收和使用准备工作。

五、入库管理

1.到货验收