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备用金管理制度及流程

??一、总则

1.目的

为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，规范备用金的借支、使用及报销行为，确保公司资金安全，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门因业务需要申请备用金的情况。

3.定义

备用金是指公司为满足各部门临时性、紧急性业务需求，预先拨付给相关人员或部门周转使用的现金。

二、备用金的申请与审批

1.申请条件

因工作需要，经常发生差旅费、业务招待费、零星采购等零星开支的部门或岗位，可申请备用金。

临时性、一次性的大额支出，经公司领导批准后，可单独借支款项，不纳入备用金管理。

2.申请流程

申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息，并附上相关业务计划或费用预算明细。

将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请事项的必要性、合理性进行审核，并签署意见。

部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额的合理性、资金来源等进行审核，重点关注是否符合公司财务规定和资金状况。如审核通过，财务部门负责人签署意见。

最后，申请表报公司总经理审批。总经理根据公司整体业务情况和资金安排，对备用金申请进行最终审批。

3.审批权限

备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司总经理审批。

备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人、财务部门负责人审核后，由公司分管财务领导审批。

备用金申请金额在[X]元以上的，需经部门负责人、财务部门负责人、公司分管财务领导审核后，报公司总经理审批。

三、备用金的核定与发放

1.备用金核定标准

财务部门根据各部门的业务性质、业务量大小、以往费用发生情况等因素，综合核定各部门的备用金限额。备用金限额一经确定，原则上在一个会计年度内保持不变。如有特殊情况需要调整，需重新履行申请与审批程序。

2.备用金发放

经审批通过的备用金申请，财务部门根据核定的金额，在[具体时间]内将备用金款项支付给申请人。

备用金支付方式原则上为转账支付，特殊情况需要支付现金的，需经财务部门负责人批准。

四、备用金的使用

1.使用范围

差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。

业务招待费：公司因业务需要发生的招待客户的费用，包括餐饮、礼品、娱乐等支出。

零星采购费：公司日常经营活动中发生的小额物资采购费用。

其他经公司批准的零星开支。

2.使用原则

备用金必须专款专用，不得挪作他用。

严格按照公司财务制度和相关法律法规的规定使用备用金，确保费用支出真实、合法、有效。

备用金使用过程中，应取得合法有效的票据，作为报销凭证。票据内容必须完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息，并加盖发票专用章。

3.使用审批

备用金使用前，使用人应填写《备用金使用审批单》，详细注明使用日期、用途、金额、收款单位（或个人）等信息，并附上相关发票或费用清单。

将审批单提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据备用金使用情况和业务实际需求，对审批单进行审核，并签署意见。

部门负责人审核通过后，审批单流转至财务部门。财务部门对备用金使用的合规性、票据的真实性、准确性进行审核。如审核通过，财务部门负责人签署意见。

对于备用金使用金额较大或涉及重要业务的支出，还需报公司总经理或其他相关领导审批。审批权限参照备用金申请审批权限执行。

五、备用金的报销与归还

1.报销期限

备用金使用后，使用人应在费用发生之日起[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。如有特殊情况需要延期报销的，需提前向财务部门说明原因，并经财务部门负责人批准。

超过报销期限未办理报销手续的，财务部门将从备用金中扣除相应金额，并按照公司相关规定对使用人进行处罚。

2.报销流程

使用人将整理好的报销凭证（包括发票、费用清单、审批单等）提交至财务部门。财务部门对报销凭证的真实性、完整性、合法性进行审核，审核要点包括：

发票是否为正规发票，发票内容是否与费用实际发生情况相符。

费用清单是否详细、准确，与发票金额是否一致。

审批单上的签字是否齐全，审批流程是否符合规定。

经财务部门审核无误后，按照公司财务报销流程进行账务处理。如报销金额小于备用金借款金额，财务部门将差额部分退还使用人；如报销金额大于备用金借款金额，使用人应补足差额部分。

3.归还方式

备用金使用完毕后，使用人应及时归还备用金。归还方式原则上为转账归还，将款项转入公司指定的银行账户。

如因特殊情况需要现金归还的，需经财务部