展会项目财务管理制度.docx

展会项目财务管理制度

??一、总则

1.目的

为了规范展会项目的财务管理，加强成本控制，提高资金使用效益，确保展会项目的顺利进行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有展会项目的财务活动，包括展会筹备、举办期间及后续相关工作涉及的财务事项。

3.基本原则

展会项目财务管理遵循合法合规、预算控制、成本效益、权责明确的原则。确保财务活动符合国家法律法规和公司内部规定，严格执行预算，合理控制成本，明确各部门及人员在财务方面的职责与权限。

二、财务预算管理

1.预算编制

展会项目启动初期，项目负责人应组织相关部门人员共同编制展会项目财务预算。预算内容应涵盖展会筹备费用（包括场地租赁、展位搭建、展品运输、宣传推广等）、展会期间运营费用（包括人员薪酬、水电费、餐饮费等）以及其他相关费用。

各项预算应根据展会规模、预计参展人数、活动内容等因素进行详细估算，并参考以往类似展会项目的费用支出情况。

预算编制完成后，需经项目负责人审核、财务部门复核，最终报公司管理层审批。

2.预算执行

展会项目财务预算一经批准，即成为项目财务支出的依据，各部门应严格按照预算执行。

财务部门负责监控预算执行情况，定期对预算执行进度进行分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。

如因特殊情况需要调整预算，必须按照规定的程序进行审批。由项目负责人提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及对项目整体预算的影响，经财务部门审核、公司管理层批准后方可执行。

3.预算调整

展会项目在执行过程中，如遇到不可抗力因素或其他特殊情况导致原预算无法满足项目实际需要时，可进行预算调整。

预算调整应遵循必要性、合理性和可控性原则，确保调整后的预算仍能支持展会项目的顺利进行。

调整后的预算需重新履行审批程序，确保调整过程的合规性和透明度。

三、收入管理

1.门票收入

展会项目如有门票销售，应制定合理的门票价格体系。门票价格应根据展会内容、目标受众、市场行情等因素综合确定。

设立专门的门票销售渠道，如线上售票平台、线下售票点等。确保门票销售过程的规范、透明，及时记录门票销售信息，包括购票人姓名、联系方式、购票数量、购票金额等。

定期核对门票销售数据与收款情况，确保门票收入及时、足额入账。对于门票退票、换票等情况，应制定相应的管理规定，严格按照规定办理相关手续，并及时调整收入记录。

2.展位收入

展位销售是展会项目的主要收入来源之一。制定展位销售政策，明确展位规格、价格、销售方式等内容。

与参展商签订展位租赁合同，明确双方的权利和义务，包括展位面积、租赁期限、租金支付方式、违约责任等条款。

按照合同约定及时收取展位租金，对展位租金的收取情况进行跟踪管理，确保租金收入按时到账。对于逾期未支付租金的参展商，按照合同约定采取相应的催款措施。

3.其他收入

展会项目可能还会产生其他收入，如广告赞助收入、活动收费收入、餐饮销售收入等。

对于广告赞助收入，应与赞助商签订详细的赞助合同，明确赞助内容、金额、支付方式、宣传权益等条款。按照合同约定及时收取赞助费用，并对赞助活动的执行情况进行监督，确保赞助商权益得到保障。

对于活动收费收入，如会议费、培训学费等，应提前明确收费标准和收费方式。在活动举办过程中，严格按照规定收取费用，并做好相关记录。

餐饮销售收入应做好菜品定价、销售记录和收款管理工作，确保餐饮收入的准确核算。

四、成本费用管理

1.成本费用分类

展会项目成本费用主要包括直接成本和间接成本。

直接成本是指与展会项目直接相关的费用，如场地租赁费用、展位搭建费用、展品运输费用、宣传推广费用、人员薪酬等。

间接成本是指为展会项目提供支持和保障，但不能直接归属到某一具体项目的费用，如办公费用、差旅费、水电费、折旧费等。

2.成本费用控制

建立成本费用控制机制，明确各部门在成本费用控制方面的职责。项目负责人对展会项目成本费用控制负总责，各部门负责人负责本部门相关成本费用的控制。

在展会筹备阶段，对于各项直接成本，应通过招标、询价、比价等方式选择优质供应商，争取最优惠的价格和服务。同时，严格控制各项费用支出的合理性，避免不必要的浪费。

对于间接成本，应制定合理的费用标准和审批流程，严格控制费用报销。加强对办公设备、水电等资源的管理，提高资源利用效率，降低间接成本支出。

定期对展会项目成本费用进行核算和分析，对比预算执行情况，找出成本费用控制的薄弱环节，及时采取措施进行改进。

3.费用报销

制定明确的费用报销制度，规定费用报销的范围、标准、流程和审批权限。

员工发生的与展会项目相关的费用支出，应在规定时间内填写费