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定金收取制度

??一、总则

1.目的

为规范公司定金收取行为，保障交易安全，维护公司和客户的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有涉及定金收取的业务活动，包括但不限于产品销售、服务提供等。

3.定金定义

本制度所指定金是指客户为确保交易的达成，按照约定向公司预先支付的一定数额的款项。定金具有担保性质，给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金；收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。

二、定金收取原则

1.合法合规原则

定金的收取必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律强制性条款，确保收取行为的合法性和有效性。

2.明确约定原则

公司与客户在收取定金前，应就定金的金额、支付方式、支付时间、定金的用途、退还条件等事项进行明确约定，并以书面形式（如合同、协议、订单等）固定下来，双方签字（或盖章）确认。

3.公平合理原则

定金的数额应根据交易的性质、金额、风险程度等因素合理确定，不得过高或过低，确保双方的利益平衡。同时，定金的收取和退还应遵循公平、公正的原则，不得损害任何一方的合法权益。

4.风险可控原则

在收取定金过程中，应充分评估交易风险，确保定金的收取能够有效降低公司的经营风险，保障交易的顺利进行。对于风险较高的交易，应采取相应的风险防范措施，如增加担保条款、加强客户信用评估等。

三、定金收取流程

1.业务洽谈与合同起草

业务部门与客户进行初步洽谈，就交易的内容、条件、价格等达成意向后，起草相关合同或协议。合同或协议应明确约定定金条款，包括定金的金额、支付方式、支付时间、定金的用途、退还条件等。

在起草合同或协议过程中，业务部门应充分考虑公司的利益和风险，确保合同条款合法合规、明确具体、可操作性强。如有必要，可征求法务部门或其他相关部门的意见。

2.合同审核与审批

合同起草完成后，业务部门应将合同提交给法务部门进行审核。法务部门应对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查定金条款是否符合法律法规的规定，是否存在潜在的法律风险。

法务部门审核通过后，合同应按照公司的审批流程提交给相关领导进行审批。审批通过后，合同方可生效。

3.定金收取通知

合同生效后，业务部门应及时向客户发出定金收取通知，告知客户定金的金额、支付方式、支付时间等信息。定金收取通知可以采用书面形式（如定金收据、催款函等）或电子形式（如电子邮件、短信等）发送给客户。

在发出定金收取通知前，业务部门应确保客户已经充分了解合同中的定金条款，如有必要，可对定金条款进行解释说明。

4.定金支付与收取

客户应按照定金收取通知的要求，在规定的时间内将定金支付至公司指定的账户。公司财务部门在收到客户支付的定金后，应及时进行核对，并开具定金收据给客户。

定金收据应注明客户名称、定金金额、支付时间、收款账户等信息，并加盖公司财务专用章。定金收据是客户支付定金的有效凭证，公司应妥善保管。

5.定金管理与登记

财务部门应建立定金台账，对收取的定金进行详细登记，包括客户名称、定金金额、支付时间、收款账户、合同编号、定金用途等信息。定金台账应定期进行核对，确保账实相符。

业务部门应跟踪定金的使用情况，确保定金按照合同约定的用途使用。如有需要，业务部门应及时向财务部门提供相关信息，以便财务部门进行准确的账务处理。

四、定金退还规定

1.退还条件

在符合以下条件之一的情况下，公司应将收取的定金退还给客户：

双方协商一致解除合同，且公司不存在违约行为的；

因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，且公司不存在违约行为的；

客户按照合同约定履行了全部义务，公司应按照合同约定将定金抵作价款或者收回的；

合同约定的退还定金条件成就的。

如因公司违约导致合同无法履行或解除的，公司应按照合同约定双倍返还客户定金。

2.退还流程

客户提出定金退还申请后，业务部门应进行审核，确认是否符合定金退还条件。如符合退还条件，业务部门应填写定金退还申请表，并附上相关证明材料（如合同解除协议、不可抗力证明等），提交给财务部门。

财务部门在收到定金退还申请表后，应进行审核，核对客户支付的定金金额、收款账户等信息。审核通过后，财务部门应按照公司的资金支付流程，将定金退还给客户。

在定金退还过程中，财务部门应确保资金的安全和准确支付，避免出现资金错付、漏付等情况。

五、监督与检查

1.内部监督

公司内部应建立健全定金收取监督机制，加强对定金收取业务的日常监督和检查。财务部门应定期对定金台账进行核对，检查定金的收取、使用和退还情况是否符合规定。

业务部门应定期对定金收取业务进行自查，发