接待管理办法试行.docx

接待管理办法试行

??一、总则

（一）目的

为规范公司接待管理工作，树立公司良好形象，促进对外交流与合作，保障接待工作的高效、有序进行，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司总部及各下属单位的各类接待活动，包括但不限于商务接待、会议接待、来访考察接待等。

（三）基本原则

1.热情周到：以热情友好的态度对待来访客人，提供周到细致的服务，让客人感受到公司的尊重与诚意。

2.规范有序：接待工作应遵循既定的流程和标准，确保各项环节有序衔接，避免出现混乱和失误。

3.勤俭节约：在接待过程中，严格控制费用支出，杜绝铺张浪费，做到合理安排、精打细算。

4.对口接待：根据客人的来访目的和性质，确定对口接待部门和人员，确保接待工作的针对性和专业性。

二、接待组织与分工

（一）接待组织架构

公司设立接待工作领导小组，由公司领导担任组长，各相关部门负责人为成员。接待工作领导小组负责统筹协调公司的接待工作，研究解决接待工作中的重大问题。

接待工作领导小组下设办公室，办公室设在公司行政部门，负责接待工作的具体组织实施和日常管理。

（二）各部门职责

1.行政部门

负责制定和完善接待管理制度，并组织实施。

统筹安排各类接待活动，协调相关部门做好接待工作。

负责接待费用的预算编制、审核报销等工作。

负责接待场所的安排和布置，以及车辆、餐饮、住宿等后勤保障工作。

2.对口业务部门

负责与来访客人进行前期沟通，了解来访目的、行程安排等信息，并及时反馈给行政部门。

负责制定接待方案，明确接待规格、接待人员、活动安排等内容，并报行政部门审核。

负责接待活动中的业务洽谈、会议组织、参观考察等具体工作。

3.其他相关部门

根据接待工作的需要，配合行政部门和对口业务部门做好相关工作，如宣传报道、安全保卫、医疗卫生等。

三、接待流程

（一）接待申请

1.对口业务部门收到来访信息后，应填写《接待申请表》，详细说明来访客人的基本情况、来访目的、行程安排、接待规格等内容，并提交行政部门。

2.行政部门收到《接待申请表》后，对申请内容进行初步审核，重点审核接待必要性、接待规格合理性、费用预算等方面。如审核通过，报接待工作领导小组审批；如审核不通过，应及时与对口业务部门沟通，说明原因并要求其修改完善。

（二）接待方案制定

1.经接待工作领导小组审批通过的接待申请，由对口业务部门负责制定接待方案。接待方案应包括以下内容：

接待基本信息：来访客人的姓名、单位、职务、人数等。

接待目的：明确来访的主要目的，如商务洽谈、合作交流、项目考察等。

接待规格：根据来访客人的身份和重要程度，确定接待的规格，如公司领导会见、宴请等。

接待人员：明确参与接待的公司领导、部门负责人及其他相关人员。

活动安排：详细安排来访期间的各项活动，包括会议、洽谈、参观考察、宴请等，明确活动的时间、地点、内容等。

费用预算：根据接待方案，编制接待费用预算，包括交通、餐饮、住宿、礼品等各项费用。

2.接待方案制定完成后，应提交行政部门审核。行政部门重点审核接待方案的合理性、可行性、费用预算的准确性等方面。如审核通过，报接待工作领导小组审定；如审核不通过，应及时与对口业务部门沟通，提出修改意见并要求其进行完善。

（三）接待准备

1.行政部门

根据审定后的接待方案，安排接待场所，并进行布置。接待场所应整洁、舒适、美观，体现公司的文化特色和良好形象。

落实车辆、餐饮、住宿等后勤保障工作。车辆应提前安排，确保性能良好、干净整洁；餐饮应根据客人的口味和饮食习惯进行合理安排，注重食品安全；住宿应选择交通便利、环境舒适的酒店，并提前办理好相关手续。

准备好接待所需的资料，如公司简介、产品资料、项目资料等，以及礼品、文具等物品。

通知相关接待人员提前做好准备，熟悉接待方案和各自的职责。

2.对口业务部门

安排专人与来访客人进行沟通，确认行程安排、活动细节等信息，并及时反馈给行政部门。

组织相关人员准备好业务洽谈、会议组织、参观考察等所需的资料和设备，确保接待活动的顺利进行。

（四）接待实施

1.迎接客人

根据客人的行程安排，提前到达指定地点迎接客人。迎接人员应热情友好，主动与客人打招呼，帮助客人提拿行李等物品。

引导客人乘坐车辆前往接待场所，并向客人介绍公司的基本情况、接待安排等信息。

2.会议与洽谈

根据接待方案，组织召开会议或进行业务洽谈。会议或洽谈应提前做好准备工作，确保场地、设备、资料等齐全。

会议或洽谈过程中，应安排专人做好记录，及时整理会议纪要或洽谈成果。

3.参观考察

按照接待方案，安排客