信息技术 第一册（五年制高职）教案 3.4.1 邮件合并的基本操作 MS Office版.docx

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4.3.1邮件合并基本操作

邮件合并功能，可以通过在模板文档中插入来自Word表格、Excel表格等数据源的信息，批量自动生成主体内容不变、部分内容基于数据源记录变化的新文档。适合用来创建信封、邀请函、工资条、成绩单、标签等数量众多、主要内容重复的格式文档。

准备数据表，Word格式或者Excel格式均可。要求数据表符合数据库的特征：

第一行为字段行。

第二行开始为记录行，且每条记录占一行。

字段行前不得含有标题等其他内容。

制作模板文档，按照之前所学的知识完成排版。

在“邮件”选项卡中，点击“选择收件人”按钮，在下拉菜单中选择“使用现有列表”，如图1所示。

图1选择收件人

在弹出的“选择数据源”对话框中，选中数据表文件，如图2所示。

图2选择数据表

在相应的位置插入数据表中的数据。点击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中选择需要插入的字段名称，文档内光标位置处会出现如图3所示的字段名称。

图3插入合并域

点击“预览结果”按钮，可以预览邮件合并后的结果，并适当调整排版，如图4所示。

图4预览结果

点击“完成并合并”按钮，在下拉菜单中选择“编辑单个文档”，在弹出的“合并到新文档”对话框中，根据合并需要进行选择，如图5、图6所示。

图5完成合并

图6选择合并的记录数量

最后，逐页检查合并后生成的新文档，确保合并后在排版等各方面没有问题，如图7所示。

图7检查合并后的新文档