大型活动标准化执行手册.pdfVIP

大型活动标准化执行手册

目录

一、手册说明2

二、活动环节一：信息沟通2

三、活动环节二：方案制定

四、活动环节三：开会分工6

五、活动环节四：活动筹备6

六、活动环节五：全体排练9

七、活动环节六：现场执行9

八、活动环节七：会后跟进11

九、工作人员礼仪13

一、手册说明

本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助商、媒体宣传

以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执

行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。

本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现

场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或

偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持

续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

二、活动环节一：信息沟通

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的

基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活

动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了

解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。

活动信息沟通表

活动名称

活动时间活动地点

举办单位协办/联办单位

执行负责人活动规漠

执行单位执行单位负责人

活动目的

活动意义

主要领导

嘉宾邀请

媒体邀请

主要流程

接待标准

其它要求

三、活动环节二：方案制定

活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通

表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动

执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整

体流程如下：

现场执行事宜A、现场布置说明;

B、现场活动流程;

C、现场任务列项。

D、人员分工安排；

活动后期工作A、后期事项明细；

B、人员分工安排；

C、完成时限要求。

活动财务预算

活动合同签订

活动应急方案

其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。

四、活动环节三：开会分工

活动前期，成立活动小组，小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。

活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及

其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方

案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多

的部分协助）

工作安排会三个目的：

1、讲述活动各项情况；

2、明确人员分工安排；

3、听取反馈意见。

工作安排会环节：

1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；

2、执行负责人介绍人员分工安排；

3、工作人员重述自身职责与安排；

4、听取反馈意见并及时协调；

5、领导总结发言。