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设计文件归档管理办法

??一、总则

（一）目的

为了加强公司设计文件的归档管理，确保设计文件的完整性、准确性和系统性，便于设计文件的查阅、利用和长期保存，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司各类设计项目所产生的文件资料的归档管理，包括但不限于产品设计、工程设计、工艺设计等相关文件。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则：设计文件由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

2.真实性原则：归档的设计文件应真实反映设计项目的实际情况，不得伪造、篡改。

3.完整性原则：应确保设计文件的齐全、完整，涵盖设计过程中的各个环节和相关资料。

4.规范性原则：归档文件应符合国家及行业相关标准和公司内部的规范要求，便于整理、保管和利用。

二、归档范围与分类

（一）归档范围

1.设计前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计任务书等。

2.设计过程文件：

设计方案：包括初步设计方案、技术设计方案、施工图设计方案等，以及相关的设计图纸、计算书、设计说明等。

设计变更文件：设计过程中发生的设计变更申请、变更审批文件、变更后的设计图纸及说明等。

设计评审文件：设计评审会议记录、评审意见、评审报告等。

设计验证文件：设计验证计划、验证报告、测试数据等。

设计确认文件：设计确认计划、确认报告、用户反馈意见等。

3.设计成果文件：最终的设计图纸、技术文件、产品样本、使用说明书等。

4.与设计相关的其他文件：如往来信函、会议纪要、技术交流资料等。

（二）分类方法

1.按项目分类：以每个设计项目为单元，将该项目产生的所有文件集中归档。

2.按文件性质分类：分为纸质文件、电子文件、图纸等。

3.按阶段分类：分为设计前期、设计过程、设计成果等阶段进行分类整理。

三、归档要求

（一）纸质文件

1.纸张质量：应使用A4幅面的纸张，质地优良，耐久性好。

2.书写材料：文件内容应使用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料书写，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久的书写材料。

3.装订要求：纸张应左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。

4.标识清晰：每份文件应在首页右上角加盖档号章，注明全宗号、年度、保管期限、件号等信息。

（二）电子文件

1.格式规范：电子文件应采用通用的、易于长期保存的格式，如PDF、DOCX、XLSX等。

2.元数据完整：应确保电子文件的元数据完整，包括文件的题名、日期、作者、来源、格式等信息。

3.存储要求：电子文件应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份。存储设备应妥善保管，防止损坏、丢失。

4.命名规范：电子文件的命名应遵循一定的规则，便于识别和查找。文件名应包含项目名称、文件类型、版本号等关键信息。

（三）图纸

1.图幅规范：应符合国家相关标准的图幅要求，如A0、A1、A2等。

2.线条清晰：图纸线条应清晰、准确，不得有模糊、断线等情况。

3.标注规范：图纸上的尺寸标注、文字说明等应符合国家标准和行业规范，标注应清晰、准确。

4.折叠要求：图纸应按照标准的折叠方法进行折叠，便于保存和查阅。

四、归档流程

（一）文件收集

1.项目负责人应在设计项目完成后，及时组织项目组成员对项目产生的各类文件进行收集整理，确保文件的齐全、完整。

2.收集的文件应包括纸质文件、电子文件和图纸等，并进行初步的分类和核对。

（二）文件整理

1.档案管理人员对收集到的文件进行进一步的整理，按照归档范围和分类方法进行分类、编号、编目等工作。

2.对纸质文件进行装订、编页、加盖档号章等处理；对电子文件进行格式转换、元数据录入、命名规范等处理；对图纸进行折叠、标注、编号等处理。

（三）文件审核

1.整理后的文件应提交给项目负责人进行审核，项目负责人应对文件的完整性、准确性和规范性进行审核。

2.审核通过后，项目负责人应在文件清单上签字确认。

（四）文件归档

1.档案管理人员根据审核后的文件清单，将文件移交至档案库房进行归档保存。

2.归档时应按照档案管理的要求，将纸质文件、电子文件和图纸分别存放，并建立相应的档案目录和索引，便于查询和利用。

五、档案保管

（一）档案库房

1.档案库房应具备良好的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准。

2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。

3.库房内应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，对档案进行分类存放，并做好标识。

（二）档案保管期限

1.设计文件的保管期限分为永久、长期和短期三种