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酒店前台房卡管理规定

??一、总则

1.目的

为了加强酒店房卡的管理，确保房卡的安全使用，保障酒店和客人的财产安全，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于酒店前台所有涉及房卡管理的工作人员。

3.管理原则

遵循安全、准确、高效的原则，严格按照规定流程进行房卡的发放、回收和保管，确保房卡管理工作的规范化和标准化。

二、房卡的种类及功能

1.房卡种类

普通房卡：用于一般客房的开启，是最常见的房卡类型。

套房房卡：针对酒店的套房设计，可能具有特殊的开启方式或权限设置，以满足套房的特殊需求。

贵宾房卡：为酒店贵宾客人提供的专用房卡，可能在设计、标识等方面具有一定的特殊性，以体现对贵宾的特殊待遇。

2.房卡功能

开启客房门锁：这是房卡最基本的功能，客人凭借有效的房卡可以打开对应的客房门。

客房内部分设备使用权限：部分房卡可能与客房内的一些特定设备（如保险箱、迷你吧等）的使用权限相关联，客人插入房卡后可开启或使用这些设备。

三、房卡的制作与采购

1.制作要求

外观设计：房卡应具有酒店的标识、名称、房号等基本信息，设计应简洁明了、易于识别。

材质选择：选用质量可靠、耐用的材料制作房卡，确保其物理性能稳定，不易损坏。

安全性能：具备一定的防伪和防盗功能，如采用特殊的芯片技术、加密编码等，防止房卡被复制或冒用。

2.采购流程

需求申请：前台根据酒店客房数量、房卡损耗情况等因素，定期统计房卡需求数量，并填写《房卡采购申请表》，详细注明房卡种类、数量、预计采购时间等信息。

审批流程：《房卡采购申请表》经前台主管审核后，提交至酒店财务部门审批。财务部门根据预算情况进行审批，如预算充足则批准采购申请，如预算不足则需与相关部门沟通协调，调整预算后再行审批。

采购执行：审批通过后，由酒店采购部门负责按照规定的品牌、规格、数量等要求进行房卡的采购。采购过程中应严格选择信誉良好、质量可靠的供应商，确保房卡的质量和供应及时性。

验收入库：房卡到货后，由酒店仓库管理人员按照采购订单进行验收。验收内容包括房卡的数量、外观、质量等方面，如发现问题应及时与供应商联系退换货。验收合格后，将房卡入库妥善保管，并做好入库记录。

四、房卡的发放

1.入住登记时发放

身份验证：在为客人办理入住登记手续时，前台工作人员首先要通过客人提供的有效身份证件（如身份证、护照等）进行身份验证，确保客人身份的真实性和合法性。

房卡信息录入：根据客人的预订信息或现场选择的房型，在酒店信息管理系统中准确录入房卡相关信息，包括房号、客人姓名、入住时间、退房时间等。

房卡发放：将制作好的房卡与客人的身份证件一起递给客人，并向客人详细介绍房卡的使用方法和注意事项，如这是您的房卡，插入门锁卡槽即可打开房门。请妥善保管房卡，如有遗失请及时告知我们，以免造成不便。

签字确认：请客人在《房卡发放登记表》上签字确认已收到房卡，登记表应记录房号、客人姓名、发放时间、发放人等信息，以便后续查询和核对。

2.特殊情况发放

加床客人房卡发放：对于加床的客人，前台工作人员应在办理入住手续时，根据加床的房型和客人数量，为加床客人发放相应的房卡。在房卡上应注明加床标识或相关备注信息，以便客人和客房服务人员识别。

换房客人房卡发放：当客人提出换房需求时，前台工作人员应先收回原房卡，确认房内物品无损坏后，按照新的房号为客人制作并发放新的房卡。同时，在酒店信息管理系统中更新客人的房卡信息，并告知客人新房间的位置和房卡使用注意事项。

团队客人房卡发放：对于团队客人，前台工作人员应按照团队预订名单逐一为客人发放房卡。在发放过程中，要注意核对客人姓名和房号，确保房卡发放准确无误。对于团队领队或负责人，可发放一张团队总控房卡，以便其对团队客人的进出情况进行管理和协调。

五、房卡的回收

1.正常退房时回收

房卡检查：客人办理退房手续时，前台工作人员首先要收回客人的房卡，并仔细检查房卡的完整性和可用性。检查内容包括房卡是否有损坏、丢失部件等情况，如发现问题应及时向客人核实并记录。

房卡信息核对：将收回的房卡与酒店信息管理系统中客人的房卡记录进行核对，确认房卡所属房号、客人姓名、退房时间等信息是否一致。如发现信息不符，应立即与客人沟通，查明原因并进行相应处理。

签字确认：请客人在《房卡回收登记表》上签字确认已交回房卡，登记表应记录房号、客人姓名、回收时间、回收人等信息，作为房卡回收的凭证。

房卡保管：收回的房卡统一由前台工作人员保管，定期进行整理和清点，确保房卡数量准确无误。对于可正常使用的房卡，可重新投入库存备用；对于损坏或无法使用的房卡，应单独存放，并填写《房卡损坏登记表》，注