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部门在一体化管理体系审核前中阶段应做的工作

??一、引言

一体化管理体系审核是确保组织管理体系有效运行、持续改进的重要手段。部门作为组织的关键组成部分，在一体化管理体系审核的前中阶段发挥着至关重要的作用。做好这些阶段的工作，不仅能够顺利通过审核，更能促进部门管理水平的提升，实现组织的整体目标。本文将详细阐述部门在一体化管理体系审核前中阶段应做的各项工作。

二、审核前阶段工作

（一）明确审核范围与要求

1.获取审核文件

及时从组织的管理体系办公室获取一体化管理体系审核的相关文件，包括审核计划、审核标准、审核检查表等。仔细研读这些文件，明确审核的目的、范围、时间安排以及重点关注的条款和内容。

2.确定部门涉及范围

对照审核范围，梳理本部门在一体化管理体系中的涵盖领域。明确哪些业务流程、活动、文件等与审核相关，确保对审核涉及的内容有全面准确的认识。例如，如果审核范围包括质量管理体系中的产品实现过程，部门就要确定自身在产品设计、采购、生产、检验等环节的具体工作内容与职责。

3.了解审核要求变化

关注组织管理体系的更新与变化，特别是与本次审核相关的要求调整。对于新发布的标准条款、管理规定等，及时组织部门人员学习，确保理解并能在工作中贯彻执行。比如，若质量管理体系引入了新的产品质量追溯要求，部门需明确如何在自身工作中落实该要求，以满足审核标准。

（二）成立审核准备小组

1.人员组成

挑选部门内熟悉业务、了解管理体系要求的骨干成员组成审核准备小组。成员应包括不同岗位的代表，如流程负责人、文件管理员、质量控制人员等，以确保从多个角度对部门工作进行审视和准备。

2.职责分工

明确小组成员的职责分工。例如，流程负责人负责梳理相关业务流程，确保流程的完整性和合规性；文件管理员负责清查和整理部门文件，保证文件的有效性和适用性；质量控制人员负责收集和分析部门的质量数据，检查质量控制措施的执行情况等。通过清晰的职责分工，提高准备工作的效率和质量。

（三）开展文件审查

1.文件清查

对部门现存的各类文件进行全面清查，包括管理制度、作业指导书、记录表单等。检查文件的完整性，确保涵盖了部门工作的各个环节；核对文件的准确性，避免出现内容错误或矛盾之处；审查文件的时效性，清理过期或废止的文件。例如，检查安全生产管理制度是否包含必威体育精装版的安全法规要求，作业指导书是否与实际操作流程相符且经过有效审批。

2.文件更新与完善

根据审核要求和部门实际工作情况，对清查中发现的问题文件进行更新和完善。对于与新标准不符的条款进行修订，补充缺失的内容，优化文件格式和逻辑结构。同时，确保文件的修订记录完整，能够追溯文件的修改过程。例如，当发现质量检验记录表单不能满足新的质量追溯要求时，及时修改表单内容，并在文件修订记录中注明修改原因、时间和责任人。

3.文件标识与管理

对经过审查和更新的文件进行清晰标识，以便于识别和管理。例如，在文件首页加盖受控章，注明文件版本号、生效日期等信息。建立文件管理台账，记录文件的名称、编号、发放范围、修订情况等，确保文件的发放、回收、借阅等流转过程可追溯。

（四）进行内部自查

1.制定自查计划

审核准备小组根据审核标准和部门实际情况，制定详细的内部自查计划。明确自查的范围、方法、步骤和时间安排。例如，确定按照质量管理体系的过程方法，对产品实现过程中的每个子过程进行逐一检查；采用文件审查、现场观察、人员访谈等方法收集自查证据；规定在两周内完成全面自查工作。

2.实施自查

按照自查计划，组织部门人员开展内部自查工作。检查人员依据审核标准和相关文件要求，对部门的各项工作进行细致检查。例如，查看生产现场是否符合5S管理要求，人员操作是否符合作业指导书规定，质量检验数据是否真实可靠等。在自查过程中，及时记录发现的问题，包括不符合事实、涉及的条款和可能的原因。

3.自查结果分析

对自查收集到的数据和信息进行分析，找出部门管理体系运行中的薄弱环节和存在的问题。例如，通过统计分析质量检验数据，发现某一产品的合格率较低，可能存在生产过程控制不严或检验标准不合理的问题。针对分析结果，深入探讨问题产生的原因，为制定纠正措施提供依据。

（五）制定纠正预防措施

1.问题梳理与分类

对内部自查发现的问题进行梳理和分类，确定问题的严重程度和影响范围。例如，将问题分为严重不符合项（如直接影响产品质量安全或违反法律法规要求）、一般不符合项（如部分工作流程存在轻微缺陷但不影响整体运行）和观察项（如一些工作习惯或细节方面有待改进）。

2.原因分析

针对不同类别的问题，组织相关人员进行深入的原因分析。运用鱼骨图、头脑风暴等工具，从人员、设备、材料、方法、环境等方面