《物料采购申请流程》课件.pptVIP

*************************************7.4采购订单发送及确认1订单发送采购订单审批通过后，采购人员通过电子邮件、EDI系统或供应商门户网站等渠道将正式订单发送给供应商。发送时应确保包含所有必要的附件和补充文件，如技术规格书、图纸或质量要求等。2供应商确认供应商收到订单后，需要审核订单内容并正式确认接受订单。确认方式可以是回复确认邮件、在系统中电子确认或发送正式订单确认书。对于重要订单，可能还需要电话跟进确保供应商及时处理。3订单偏差处理如果供应商对订单条款有异议或提出变更要求，需要进行订单偏差处理。采购人员需评估变更影响，必要时重新获取内部审批，确保最终执行的订单条款得到双方认可并符合企业要求。4订单锁定一旦双方达成一致并确认订单，采购系统中的订单应被锁定，防止未经授权的变更。后续如需修改订单内容，应通过正式的订单变更流程进行，确保变更可控可追溯。采购订单发送及确认是采购合同关系正式建立的环节。规范的订单确认流程有助于减少后续执行中的分歧和纠纷，确保双方对采购条款的理解一致。对于重要或复杂的订单，建议在发送前与供应商进行预沟通，提前解决可能的问题，加快确认过程。8.物料接收与检验1入库确认合格物料办理入库手续2质量检验按标准进行物料质量检测3数量清点验证实际交付数量与订单一致4到货接收接收供应商交付的物料物料接收与检验是采购执行的重要环节，直接关系到采购质量和企业运营安全。规范的物料接收流程应包括到货通知、物料清点、质量检验和入库确认等完整步骤，确保企业获得符合要求的物料。接收与检验过程应严格按照预定标准和流程进行，防止不合格物料进入企业生产和运营系统。接收与检验环节也是供应商绩效考核的重要数据来源，通过记录供应商的交期准时率、质量合格率等关键指标，为供应商管理提供客观依据。企业应建立完善的物料接收检验规范和记录系统，确保接收过程的规范性和可追溯性。8.1到货通知处理供应商发货通知规范的采购流程中，供应商应在发货前发出发货通知(ASN)，包含订单号、物料信息、数量、发货日期、预计到货时间和运输方式等关键信息。收到发货通知后，采购人员应核对信息与订单的一致性，并将到货信息通知仓库和质检部门，使其能够提前安排接收和检验资源。对于特殊物料或大宗物料，可能需要协调特殊的卸货设备或场地。到货预约与安排对于大型设备或大批量物料，企业通常要求供应商提前预约具体到货时间，便于合理安排卸货和验收资源。预约系统有助于平衡仓库接收工作量，避免多批物料同时到达造成拥堵。到货安排应考虑仓库作业能力、质检人员可用性和生产急需程度等因素。对于紧急物料，可能需要安排优先接收和快速检验通道，确保及时供应给生产线或客户。每批到货都应分配唯一的到货批次号，便于后续跟踪管理。到货通知处理是物料接收的前置准备工作，良好的到货管理有助于提高接收效率，降低仓库压力。企业应建立规范的到货通知要求和处理流程，明确供应商的通知责任和时限要求，同时做好内部协调，确保相关部门能够及时获取到货信息并做好接收准备。8.2物料验收流程1初步接收仓库人员接收到货后，首先检查外包装完整性和物流单据，确认送货地址和收货方信息正确。如发现包装严重破损或明显异常，应拍照记录并通知采购部门，必要时可拒绝接收。2数量清点打开外包装后，按照送货单或装箱单清点物料数量，核对与采购订单是否一致。数量清点应采用适当的计数方法，如小件物料可采用抽样或称重方式，大型设备则需逐件确认。清点结果应记录在验收单上。3外观检查对物料进行基本的外观检查，查看是否有明显的物理损伤、锈蚀、变形或其他可见缺陷。外观检查是最基本的质量筛查，可以快速发现明显不合格品。发现异常应详细记录并拍照保存证据。4验收单填写完成基本检查后，填写物料验收单，记录到货日期、数量、包装状况和初步检查结果等信息。验收单通常需要送货人和接收人双方签字确认，作为物料交接的正式凭证。一份完整的验收记录对后续质量追溯和供应商考核至关重要。物料验收是确认物料交付状态的初步环节，重点关注物料的数量、包装和基本外观状况。验收过程应严格按照预定的验收标准和流程进行，确保验收结果的准确性和一致性。验收人员应接受适当培训，熟悉各类物料的基本特性和常见问题，能够发现明显的异常情况。8.3质量检验标准与流程检验标准制定每类关键物料应建立明确的质量检验标准，包括检验项目、检验方法、合格标准和不合格分类等内容。检验标准应基于企业产品质量要求、行业标准和供应商能力综合制定，并定期更新。检验方法选择根据物料特性和重要性选择适当的检验方法，包括全检、抽样检验