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公司采购计划订立管理办法

一、总则

（一）目的

为了规范公司采购计划的订立流程，提高采购工作的效率和效益，确保公司生产经营活动所需物资及服务的及时、准确供应，合理控制采购成本，结合公司实际情况，特制定本管理办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购等采购计划的订立工作。包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳务服务、技术服务等各类采购项目。

（三）基本原则

1.准确性原则：采购计划的编制应基于准确的需求预测、库存数据及市场信息，确保采购数量、规格、质量等符合实际需求。

2.及时性原则：采购计划应根据生产经营的时间节点及时制定和实施，避免因采购延误导致生产停滞或业务中断。

3.经济性原则：在满足需求的前提下，通过合理选择供应商、优化采购方式等手段，降低采购成本，提高资金使用效率。

4.灵活性原则：采购计划应具备一定的灵活性，能够根据市场变化、生产调整等因素及时进行调整和优化。

二、采购计划的编制依据与流程

（一）编制依据

1.生产经营计划：依据公司年度、季度及月度的生产计划、销售计划、项目计划等，确定所需采购物资及服务的种类、数量和时间要求。例如，生产部门根据年度生产任务量，预估各阶段所需原材料的用量。

2.库存情况：参考现有库存物资的数量、质量、存储期限等信息，通过库存盘点和库存分析，确定需要补充采购的物资种类和数量。库存管理部门定期提供库存报表，作为采购计划编制的重要依据。

3.市场调研：对采购物资及服务的市场价格、供应商情况、行业动态等进行调研分析，了解市场供应能力、价格走势等信息，为采购计划的编制提供参考。采购部门通过网络查询、电话咨询、实地考察等方式收集市场信息。

4.预算限制：结合公司年度财务预算，确定采购计划的资金额度，确保采购活动在预算范围内进行。财务部门提供年度采购预算明细，采购部门据此合理安排采购计划。

（二）编制流程

1.需求部门提出申请

各需求部门根据自身业务需求，填写《采购需求申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间、预算金额等信息。例如，研发部门因项目需要采购特定的实验设备，需在申请表中明确设备的技术参数和项目交付时间要求。

《采购需求申请表》需经需求部门负责人审核签字，确保需求的合理性和准确性。

2.采购部门汇总与初步审核

采购部门收集各需求部门提交的《采购需求申请表》，进行汇总整理。

采购部门对需求申请进行初步审核，主要审核内容包括：需求的合理性，是否符合公司业务发展和预算要求；规格型号的准确性，是否存在表述不清或可替代情况；预计使用时间的紧迫性，是否会影响采购进度安排等。对于审核不通过的申请，采购部门及时与需求部门沟通，要求其修改或补充相关信息。

3.库存部门核对库存

采购部门将汇总后的采购需求信息传递给库存管理部门，库存部门根据现有库存情况，对采购需求进行核对。

库存部门确定哪些物资可以通过现有库存满足，哪些需要进行采购，并在采购需求清单上注明库存可供应数量和需采购数量。例如，对于常用办公用品，库存部门根据库存定额和实际库存数量，判断是否需要采购以及采购的数量。

4.市场调研与价格分析

采购部门针对需采购的物资及服务，开展市场调研工作。通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等。

对不同供应商的报价进行分析比较，结合市场行情，预估采购成本。对于重大采购项目，采购部门可组织相关专家进行价格论证，确保采购价格的合理性。

5.编制采购计划草案

采购部门根据需求部门的申请、库存核对结果、市场调研及价格分析情况，编制《采购计划草案》。

《采购计划草案》应包括采购物资或服务的详细清单、预计采购金额、采购时间安排、供应商选择意向等内容。采购时间安排应充分考虑物资的生产周期、运输时间以及可能出现的不可抗力因素等，确保物资按时供应。

6.相关部门会签

《采购计划草案》编制完成后，提交给相关部门进行会签。会签部门通常包括财务部门、质量部门、技术部门等。

财务部门主要审核采购计划是否符合预算安排，对采购资金的合理性和可行性进行评估；质量部门对采购物资或服务的质量要求进行审核，确保符合公司质量标准；技术部门对采购物资的技术参数、规格型号等进行审核，提供专业意见。各部门在会签过程中，如有异议，应及时与采购部门沟通协商，共同对采购计划草案进行修改完善。

三、采购计划的审批与调整

（一）审批流程

1.采购部门负责人审核：采购部门负责人对《采购计划草案》进行全面审核，包括采购计划的合理性、准确性、完整性，以及是否符合公司采购政策和流程等。审核通过后，提交给分管领导审批。

2.分管领导审批：分管领导从公司整体业务发展和资源配置的角度，对采购计划进行审批。重点关注采购计划是否与公司战略目标相一致，采购资