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关于申购、采购、验收、入库、审核、报销程序的若干规定

申购程序

申购主体与范围

本规定所涉及的申购主体为公司内部各部门。申购范围涵盖日常办公用品、办公设备、原材料、固定资产以及服务类项目等。各部门需根据实际工作需求，在规定的权限范围内进行申购操作。对于日常办公用品，主要包括笔、纸张、文件夹等低值易耗品；办公设备如电脑、打印机、复印机等；原材料则根据公司生产经营特点确定，如制造业的各类生产原料；固定资产包含办公家具、车辆等；服务类项目有广告宣传服务、咨询服务等。

申购流程

1.需求提出：各部门员工根据工作实际需求，填写《申购申请表》。在申请表中，需详细注明申购物品或服务的名称、规格型号、数量、用途、预计金额等信息。对于有特殊要求的物品或服务，应在备注栏中予以说明。例如，申购电脑时，需明确电脑的处理器型号、内存容量、硬盘大小等参数。

2.部门审核：员工填写好《申购申请表》后，提交给部门负责人进行审核。部门负责人需对申购需求的合理性、必要性进行审查。审查内容包括是否符合部门的工作安排和预算计划，是否存在重复申购等情况。若申购需求不合理或不必要，部门负责人应与申购员工沟通，说明原因并驳回申请；若需求合理，则在申请表上签字确认。

3.预算评估：经过部门负责人审核通过的申购申请，需提交给财务部门进行预算评估。财务部门根据公司的年度预算和当前资金状况，对申购项目的预计金额进行审核。若申购金额在预算范围内且资金充足，财务部门在申请表上签字确认；若申购金额超出预算或资金不足，财务部门应及时与申购部门沟通，提出调整建议，如减少申购数量、选择价格较低的替代品等。

4.高层审批：对于金额较大或涉及重要项目的申购申请，需提交给公司高层领导进行审批。高层领导综合考虑公司的战略规划、发展需求等因素，对申购申请进行最终决策。审批通过后，申购申请方可进入采购环节。

申购时间与频率

为了合理安排采购工作和资金使用，各部门应制定合理的申购计划，避免频繁申购。原则上，日常办公用品的申购应每月集中进行一次；办公设备、原材料等的申购应根据实际需求和库存情况，提前制定申购计划，一般每季度或半年进行一次大规模申购。对于紧急需求的申购，应在申请表中注明“紧急”字样，并说明原因，经相关领导特批后可随时进行申购。

采购程序

采购方式选择

1.招标采购：对于金额较大、技术要求较高的项目，如大型设备采购、重大服务项目等，应采用招标采购方式。招标采购需按照国家相关法律法规和公司内部规定，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。评标过程应遵循公平、公正、公开的原则，选择报价合理、技术实力强、信誉良好的供应商作为中标单位。

2.询价采购：对于金额较小、规格较为标准的物品或服务，可采用询价采购方式。采购部门应至少向三家以上的供应商发出询价函，要求供应商提供产品或服务的价格、规格、质量、交货期等信息。采购部门对各供应商的报价进行比较分析，选择性价比最高的供应商进行采购。

3.直接采购：对于一些紧急需求或独家供应的物品或服务，可采用直接采购方式。直接采购需经过相关领导的特批，并在采购完成后及时补办相关手续。

采购合同签订

无论采用何种采购方式，在确定供应商后，采购部门都应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，采购部门应将合同草案提交给法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。

采购执行与监督

采购部门负责按照采购合同的要求，组织采购工作的实施。在采购过程中，采购人员应及时与供应商沟通，了解采购进度，确保物品或服务按时、按质、按量交付。同时，采购部门应建立采购监督机制，对采购过程进行全程监督，防止出现采购腐败、以次充好等问题。

验收程序

验收标准制定

公司应根据不同类型的物品或服务，制定相应的验收标准。验收标准应包括外观、性能、质量、数量、规格等方面的要求。对于一些有国家标准或行业标准的物品，应按照相关标准进行验收；对于没有标准的物品或服务，可根据公司的实际需求和合同约定制定验收标准。例如，对于电脑的验收，应检查电脑的外观是否有损坏，性能是否符合配置要求，软件是否安装齐全等。

验收流程

1.到货通知：供应商将物品或服务交付后，应及时通知采购部门和使用部门。采购部门应在接到通知后，组织相关人员进行验收准备工作。

2.初步检查：使用部门和采购部门的相关人员对到货物品进行初步检查，检查内容包括物品的数量、规格、外观等是否与采购合同和送货单一致。若发现数量不符、规格错误或外观损坏等问题，应及时与供应商沟通协商解决。

3.质量检验：对于一些需要进行质量检验的物品，如原材料、设备等，应安排专业人员进行检验。质量检验可采用抽样检验或全检