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酒店档案管理制度

酒店档案管理制度4篇

第1篇：酒店档案管理制度

档案管理制度

一、目的：

规范档案管理工作，使各部门的档案资料患上以按类采、妥善保存。

二、合用范围：

公司档案管理全过程

三、档案整理原则与方法：

1、档案整理原则：

办理完毕的文件、培训资料•，其他资料采齐全，按类编码分类存

放，每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。

档案整理方法：

(1)、按公司制定的编码分类整理。

(2)、每天要进行清理归档，以免资料堆积。

(3)、每年3月前耍对档案整理，销毁不必要保存的材料。

(4)、准确地做好文件索引，以便于查找。

(5)、归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类

别组装入一个代办卷宗，以便要归档时，所有材料都是能随手而患上，避

免盲目的查找。

(6)、案卷厚度普通在1.5公分至3公分为宜，装订前要拆除金属

物，做好文件材料的检查，如对破损或者退色的材料，应当进行修补和复

制；装订部位过窄或者有字迹材料，要用纸加衬边；纸过大的书写材料要

按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；按宗标

题要标明作者、问题或者名称，文字要简炼、切当，用毛笔或者钢笔书

写、字迹端正。

(7)、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统罗列、编号等，档案

目录要有：全宗案卷目录、卷内目录组合而成。

(8)、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问

题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2、档案室管理规定

(1)、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作

的方针、政策和制度，严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例，

在总经理的领导下，做好公司档案局工作。

(2)、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成，己办理完

毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记，是今后工作考察

的主要依据。按国家规定，由档案管理员统一管理，任何人不患上据为己

有。

(3)、档案管理员要忠于职守，遵守纪律、保守秘密；当档案管理人

员或者职责有变动时，应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。

(4)、档案室是重要场所，任何无关人员未经许可不患上入内。档案

室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防

强光等措施。

(5)、保护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不索上使用及

意翻动。

3、档案文件借阅规定

(1)、借阅档案(包括文件、资料、图纸、合同)，必须填写《内部

文件借阅登记表》后方可借阅；秘密级以上档案文件经领导批准方能借

阅。

(2)、目录不给借出，只供在档案室阅；

(3)、借阅档案局的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与必威体育官网网址，

不患上擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、

转借或者损坏，否则，按反必威体育官网网址法追究当事人责任。

4、档案销毁管理

(1)、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料，逐超出保

管期限的档案或者其他原因需要销毁分类列表，填写《申请档案销毁单》

报部门经理审核签认，交回行政管理部。

(2)、行政管理部经理需逐项进行核对，发现不确认项目，应认真查

明原因，有必要时，需向总经理请示汇报。

(3)、行政管理部核对清晰，确认后上报总经理。

(4)、总经理认为无误后批示，行政管理部牵头实施档案销毁程序。

(5)、实施档案销毁程序时，参加人员必须包括前台文员、行政管理

部经理(或者指定责任人)、记录员。销毁过程应做好必威体育官网网址工作，销毁完

成后，由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》，参加人员签

字确认整个销毁工作全部完成。

(6)、销毁完成后，档案管理员负责在原有关文件的目登记栏内注

明“己销毁”字样。