备用金管理程序.doc

编号：FMTM0504

版号：1.0

生效日期：

发放编号：

财务管理体系文件

备用金管理程序

编制日期

审核日期

批准日期

修订记录

修订日期

修改原因及内容摘要

修改人

审核人

批准人

初稿仅供内部讨论2002中华财务版权所有

1、目的

为提高现金使用效率，确保现金管理符合内部控制要求，根据国家有关财务管理、会计核算管理制度的规定，结合首创置业股份（以下简称“本公司”）实际情况，特制定本规定。

2、适用范围

2.1本程序适用于本公司备用金形式管理的资金业务。

2.2本办法适用于本公司及下属控股子公司财务部，其他部门对涉及到的有关规定亦应遵照执行。

3、相关程序及文件

3.1票据管理规范FMTM04

4、工作程序

4.1备用金的使用范围和管理责任

1）各公司常设的，且须进行子项预算或成本收入核算的业务部门，包括开发类公司项目部、工程管理部；物业管理公司的物业管理处；以及经纪代理公司的业务部门等部门的日常现金支出，可采用备用金形式进行管理及核算。

2）备用金主要用于各业务部门或项目部经常性，小金额的日常费用开支及其他零星开支。

3）由财务总监核定哪些业务部门须采取备用金形式进行管理。

4）项目经理、业务部门经理负责备用金的使用控制和管理，并定期向财务部报销。

4.2备用金定额及申领

步骤

工作内容

涉及岗位

岗位岗

程序说明

1

备用金定额申请

业务部

部门经理

拟采用备用金形式进行管理的业务部门，由业务部门根据日常现金开支情况报备用金限额申请，注明备用金的开销范围和主要支出项目，部门经理审签。

2

备用金定额审定

财务部经理

财务总监

财务部经理审核业务部门申报的备用金使用范围和支出项目，附调整意见，报财务总监，由财务总监审定各业务部门的备用金定额。

3

备用金申领

项目经理

业务部门经理

分管副总

总经理

项目经理或业务部门经理向财务部申领备用金，填制《借款审批单》，注明用途为“备用金申领”，经分管副总、总经理审签后，交财务部。

4

审核及领用

财务经理

出纳

财务经理审核后，交出纳，支领现金。

4.3备用金使用

步骤

工作内容

涉及岗位

岗位岗

程序说明

1

备用金使用

项目经理

业务部门经理

由项目经理、业务部门经理直接控制备用金的使用。

2

各业务部门

备用金的支出严格遵守核定的备用金支用范围。

4.4备用金报销及补足

步骤

工作内容

涉及岗位

岗位岗

程序说明

1

备用金报销初审

部门经理

项目经理

每月由项目部或业务部门汇总备用金开支的相关发票，由项目经理或业务部门经理统一审核后，填制《费用报销单》，注明备用金报销，报财务部。

2

备用金报销的预算审核

预算管理员

业务部门

分管副总

财务总监

《费用报销单》由预算管理员审核，如为计划内用款，审定签字；如为计划外或超计划用款，注明“计划外”或“超计划”，通知业务部门补充超预算说明，交分管副总和财务总监审签批准后，再至财务部审核。

3

备用金报销复审

财务部经理

《费用报销单》经财务经理审核。

4

备用金补足

财务部经理

出纳

经财务部经理审签《费用报销单》后交出纳领取现金。

5

备用金核算

出纳

会计

出纳将《支出凭单》及《费用报销单》交会计进行备用金的帐务处理。

6

超备用金限额的报销处理

报销金额超过备用金部分的，超过部分执行现金费用报销程序，见现金借款及费用报销管理程序。

5、单据与记录

6、流程图