2025年档案的保管与保护.docVIP

档案专业实务

第六部分档案的保管与保护

一、档案库房的管理

（一）编号与排架

档案库房内的排架基本原则是：有助于档案的保管和运用，有助于空间运用，美观有序。

柜架摆放要防止强光直射档案，注意不要阻碍通風，摆放不能紧靠墙壁，柜架与墙壁之间距离不小于10cm，最大程度地运用库房的地面与空间，同步与要便于档案的搬运与取放。两行间净宽不得不不小于0.8米，主通道应正對库房门，净宽不不不小于1.5米。

库房中的档案架、柜的排列，应合乎下列规定：1.排列整洁，横竖成行。2.防止光线直射，注意通風。3.节省库房面积和空间，存取以便。

為了便于對库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应進行统一编号。编号措施為：自门口起，從左至右编架（柜）号，每個架（柜）子的栏也從左向右编号，每栏的格自上向下编号。（假如没有栏，则自上而下编格号）。

（二）档案的寄存和排列

档案寄存方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其長处是便于寄存和提供运用。平放，取放档案不大以便，但對保护档案有利，尤其适合保管宝贵档案和不适宜竖放的档案。一般我国档案馆（室）保留的档案应當按全宗排列、整顿和保管。全宗的排列，一般采用两种措施。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全宗群）排列。前者简朴易行，後者能把属于同一类型的全宗排在一起，能很好地保持全宗之间的群体联络。一种全宗的档案应排放在一起，同一全宗的档案，按案卷的次序号，依柜、栏、格编号，依次排列上架。有的全宗内也許還包括一部分声像档案、技术图紙及會计报表等档案，這些不一样载体和类型的档案，可以分别保管，但应填写阐明放置于原全宗内，指明该部分的寄存地點，以保持其应有的联络。

（三）档案寄存位置索引

是一种记录、引导性管理工具。就是以表册或卡片的形式将档案在库房及装具中寄存秩序状况如实记录和反应出来，以此来指导档案工作人员對档案的调取、偿還或其他平常管理。

（四）档案代理卡和全宗卷

档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段，即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每從库房中调出一种或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出的案卷的位置上，還卷時再将其取下。

全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗過程中形成的，可以阐明该全宗历史状况的有关文献所构成的专门案卷。档案馆（室）应對其所管的全宗编制全宗卷，发反应全宗管理的历史面貌，從而便于档案的保管和运用。

全宗卷的重要内容包括：

（1）档案搜集方面：档案交接文据、移交目录，接受、征集记录，档案来源和价值阐明等。

（2）档案整顿方面：整顿工作方案、分类方案、案卷目录阐明、整顿工作小結等。

（3）档案鉴定方面：鉴定小组组员名單、档案保管期限表、鉴定档案分析汇报、销毁档案的祈求与批复、销毁档案的清册等。

（4）档案保管方面：档案安全检查记录、汇报，重點档案采用的特殊保护措施，档案的急救与修复状况汇报等。

（5）档案记录方面：档案收進、移出登记，案卷基本状况记录和重要的运用登记表等。

（6）档案运用方面：全宗指南（全宗简介），開放运用和控制使用范围阐明，档案汇编和公布出版状况及报批文献，档案产生社會效益或經济效益的經典事例等。

（7）档案管理新技术的应用方面：缩微复制和计算机辅助管理等状况的文字阐明材料。

全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具，它记录和反应了全宗内档案的管理過程，對该全宗的後续管理具有宝贵的凭证作用和参照作用，也是档案保管人员迅速、全面掌握全宗状况不可缺乏的重要根据。

（五）档案的安全检查

二、常見档案的保护规定

（一）紙质档案的保护规定

档案紙张的保护是保持紙张耐久性和应對档案紙张老化的重要措施与手段，应紧紧围绕下述三個方面開展工作：一是立足于档案造紙原料的优选和造紙工艺的优化。二是為档案紙张的保留发明良好的环境。三是在系统工程思维和理论指导下，实行工程化管理，對档案紙张進行科學化急救与修复。

字迹的耐久性除了取决于色素成分和結合方式外，還受外界某些原因的影响。為了保护好档案字迹，延長其寿命，首先在文献形成時，就要注意选择耐久性好的書写材料和印刷材料，另一方面在档案保管過程中，必须注意防光、防热、防潮、防水、防尘、防有害气体、防酸碱物质接触。

（二）胶片档案的保护规定：

1.库房管理方面详细规定：控制温湿度；防止阳光照射；保持库内清洁；库内空气净化；注意防止火灾；加强检查。2.温湿度原则：档案局1987年《档案库房技术管理暂行规定》，保留一般胶片合适的温度為14-24℃，相對湿度為45%-60%；保留母片合适温度13-15

（三）磁性载体档案的保护规定：

1.合适的温湿度，录音录像档案库内温度保持在15℃

（四）光盘档案的保护规定：

1.減少使用；為延長光盘寿命，要采用有效措施，減少光盘的使用。

2.防止