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山西一建阳光国际大饭店项目部文函管理办法

晋建一阳光项目办发（2011）第1号

阳光国际大饭店项目作为山西一建代表作工程、山西一建创优工程，是充

分展示企业文化的窗口。为更好的弘扬企业文化，展示企业风采，使日常工作

规范化、程序化、标准化项目部编制本办法。

范围：对外交流文件、对项目内要求等文件统一格式、统一管理。

意义：项目部规范项目文件管理、编制，可促进提高项目标化管理水平，

同时弘扬企业文化，展示企业风采。

一、文件种类

1、质量体系相关文件：如质量保证计划、贯标文件等。

2、技术类文件：如工程技术档案资料、施工组织设计、专项方案等

3、文函

3.1项目部起草并发放的文件：包括文件、通知、请示、报告及转发上级

的文件、精神等。

3.2函件、回复：

3.2.1外部往来文件

（1）项目部对甲方、监理单位、参建单位提出的要求、必要说明等文字

说明为工作联系函、技术工作联系单。

（2）甲方、监理单位、参建单位对项目部的要求、必要说明的答复或者

会议、口头、电话内容等要求的文字答复为回复。

3.2.2项目内部往来文件

（1）项目部对公司内部参建单位提出的要求、必要说明等文字说明为函

告、工程技术联系函。

（2）公司内部参建单位对项目部的要求、必要说明的答复或者会议、口

头、电话内容等要求的文字答复为回复。

3.3纪要：包括由业主、监理、设计院等主持，项目部参加或由项目部主

持召开的会议的记录。

二、管理程序

1、质量体系文件和贯标文件管理均按公司文件和《质量环境职业健康安

全程序文件》及《质量环境职业健康安全管理手册》执行。

2、技术类文件：

工程技术档案资料严格按照《山西省建筑工程施工资料管理规程》

DBJ04—214—2004填写，施工组织设计、专项方案按《山西一建专项施

工方案管理办法》执行。

2.1所有技术资料表格按照海盛资料软件格式进行填写，详见资料管

理细则。

2.2施工组织设计、专项方案内容格式：

页眉“山西一建阳光国际大饭店施工组织设计”（小四号宋体左对

齐），标题四号宋体居中，内容小四号宋体，行间距固定值25倍，页面布

局上2.5cm、下2.0cm、左2.3cm、右2.0cm。页脚页码小四宋体居中。

3、文函类文件管理程序

3.1项目部颁发的文件必须经办公室统一编号、打印、盖章，项目班子相

应领导签发后方可发放。所有收、发文必须有收、发文记录并履行签字手续。

3.2收函：所有需接收的函件必须做收文登记，并履行文件审阅程序，涉

及费用问题的函件必须经主管人员确认后再做收文登记。

如：办公室收到设计院下发的“设计变更单”后在一个工作日内，将本文

件复印件分发给项目经理、工长、技术负责人、核算员、材料员等相关人员，

做好发文登记。（发放给核算员与工程有关的设计变更、签证单等文件必须加

盖甲方、监理、设计院、勘察部门公章，以作为结算依据。）

2.3发函：凡以项目部名义对外的函件,须统一按规定格式打印、编号，

经领导班子相应领导审核后并加盖项目部印章后方可发出。

3.4会议纪要

3.4.1由业主、监理、设计院等主持，项目部参加的会议的会议纪要做收

文处理。

3.4.2由项目部主持召开的会议，项目办公室做好会议记录。

3.5项目部内部成文需装订存档的文件、资料及向公司、监理报送的方

案等成文资料须按项目部统一格式打印装订。

3.5.1打印格式

(1)题目。项目部内部文件,管理制度、通知等,可直接以“×××管理规

定”、“关于„通知”作为题目,与正文第一行拉开两行距离；函件则应以“关

于×××事宜”作为题目。

(2)抬头。请示、报告、致函必须要有抬头,而且必须是一个人或部门,为

“主送”者,是主管或解决问题的关键领导或部门,抄送领导的,要附上正确的

职务称谓。

(3)抄送。是让有关人员和单位了解情况,可以不负责解决或参与解决问

题。位置在文函的最下侧。

(4)签发。文函经项目主管领导审阅并签字后在落款处加盖项目部印章即

可。

(5)版面。上2厘米、下2厘米、左2.3厘米、右2厘米，装订线0.3厘米；行