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原始记录管理制度

一、总则

为了加强原始记录的管理，确保原始记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性，为企业的生产经营、质量控制、技术研发、财务管理等各项工作提供可靠的依据，特制定本制度。本制度适用于企业内所有涉及原始记录产生、收集、整理、保管、使用和销毁等环节的部门和人员。

二、原始记录的定义和范围

原始记录是指在企业生产、经营、管理等活动过程中，直接记录相关信息的第一手资料。它以各种形式存在，如纸质记录、电子记录等。原始记录涵盖的范围广泛，具体包括以下几个方面：

1.生产过程记录

-生产计划安排记录，包括产品名称、规格、数量、生产时间等。

-原材料领料记录，详细记录原材料的名称、型号、数量、领用时间、领用人等信息。

-生产设备运行记录，如设备的启动时间、停止时间、运行参数（温度、压力、转速等）、故障情况及维修记录等。

-生产工序操作记录，记录每个工序的开始时间、结束时间、操作人员、操作步骤及质量检验情况等。

-产品检验记录，包括半成品和成品的检验项目、检验结果、检验人员等。

2.质量控制记录

-进货检验记录，对采购的原材料、零部件等进行检验的结果记录，包括检验项目、标准要求、实际检验值等。

-过程检验记录，在生产过程中对产品质量进行监控的记录，如巡检记录、抽检记录等。

-成品检验记录，对最终产品进行全面检验的详细记录，判定产品是否合格。

-质量问题处理记录，包括质量事故的发生时间、地点、现象、原因分析、处理措施及结果等。

3.技术研发记录

-研发项目立项报告，包含项目名称、目标、研究内容、预期成果等。

-实验设计方案及记录，记录实验的目的、方法、步骤、实验数据等。

-研发过程中的阶段性成果记录，如样品的性能测试结果、技术改进情况等。

-研发总结报告，对整个研发项目进行全面总结，包括项目完成情况、取得的成果、存在的问题及改进建议等。

4.财务管理记录

-原始凭证，如发票、收据、支票存根等，记录企业的经济业务往来。

-会计账簿记录，包括总账、明细账、日记账等，反映企业的财务状况和经营成果。

-财务报表编制过程中的计算记录，确保财务报表数据的准确性。

-税务申报记录，如纳税申报表、税务审计报告等。

5.人力资源管理记录

-员工招聘记录，包括招聘信息发布、应聘人员简历、面试评估、录用通知等。

-员工培训记录，记录培训的内容、时间、地点、培训师、参训人员及考核结果等。

-员工考勤记录，如打卡记录、请假申请及审批记录等。

-员工绩效评估记录，对员工的工作表现、业绩等进行评估的结果记录。

三、原始记录的设计与制定

1.设计原则

-适用性原则：原始记录的设计应根据企业的实际业务需求和管理要求进行，确保记录的内容能够满足相关工作的需要。

-完整性原则：记录的内容应全面、完整，能够反映业务活动的全过程和关键信息，避免遗漏重要数据。

-准确性原则：记录的格式和项目应明确、清晰，便于准确填写和理解，减少因记录不规范而导致的错误。

-简洁性原则：在满足记录要求的前提下，尽量简化记录的格式和内容，提高记录的效率，避免繁琐和不必要的信息。

-可追溯性原则：原始记录应具备明确的标识和索引，能够方便地进行查询、追溯和核对，确保信息的连贯性和可靠性。

2.设计流程

-由各相关部门根据自身业务特点和管理需求，提出原始记录的设计需求和初步方案。

-企业的综合管理部门（如办公室或质量管理部门）组织相关人员对各部门提出的方案进行审核和协调，确保记录的格式和内容统一、规范，避免重复和矛盾。

-对于涉及多个部门的原始记录，应充分征求各部门的意见和建议，达成共识后进行设计。

-设计完成的原始记录草案应进行试点应用，根据实际使用情况进行调整和完善，最终形成正式的原始记录模板。

3.编号规则

为了便于原始记录的管理和查询，应对每一种原始记录进行统一编号。编号规则应具有唯一性和系统性，一般可以采用“部门代码+记录类型代码+顺序号”的方式进行编制。例如，生产部门的生产工序操作记录编号可以为“SC-GX-001”，其中“SC”表示生产部门，“GX”表示工序操作记录，“001”为顺序号。

四、原始记录的填写要求

1.及时性

原始记录应在业务活动发生的同时进行填写，不得事后补记或追记，以确保记录的真实性和及时性。如生产过程中的设备运行参数应在设备运行过程中实时记录，检验结果应在检验完成后立即填写。

2.准确性

填写原始记录时应使用规范的汉字、数字和计