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合同及档案管理制度

为加强合同及档案管理，维护公司合法权益，提高管理效率，特制定本制度。

合同管理

合同签订前的管理

1.意向评估：业务部门在与合作方达成初步合作意向后，需对合作项目进行全面评估，包括但不限于市场前景、经济效益、风险程度等。填写《合作项目意向评估表》，详细阐述评估意见，报部门负责人审核。

2.资信调查：由法务部门和业务部门共同对合作方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查。通过查询工商登记信息、银行信用记录、过往合作经历等方式，获取合作方的相关资料。填写《合作方资信调查表》，并将调查结果提交给公司管理层。

3.合同文本起草：根据合作意向和资信调查结果，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应遵循法律法规和公司的相关规定，明确双方的权利和义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。对于重大合同或涉及复杂法律问题的合同，应聘请专业律师参与起草。

4.合同审核：合同文本起草完成后，业务部门应将合同草案及相关资料提交给法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、条款的完整性和准确性、风险防范措施等。审核过程中，法务部门可与业务部门进行沟通，提出修改意见。审核通过后，由法务部门出具《合同审核意见书》。

合同签订过程的管理

1.授权管理：公司法定代表人是合同签订的法定代表人。法定代表人可根据需要，授权其他人员签订合同。被授权人员应在授权范围内签订合同，并严格遵守公司的相关规定。授权委托书应明确授权范围、期限等内容，并加盖公司公章。

2.合同签订：合同经双方协商一致后，由双方法定代表人或其授权代表签字并加盖公章。合同签订地点应明确为公司所在地或双方约定的地点。对于需要办理批准、登记等手续的合同，应按照法律法规的规定及时办理相关手续。

3.合同备案：合同签订后，业务部门应在3个工作日内将合同正本一份及相关资料提交给档案管理部门备案。档案管理部门应建立合同档案，对合同进行分类、编号、存储，并及时更新合同状态信息。

合同履行过程的管理

1.跟踪与监督：业务部门负责合同的履行跟踪和监督，定期检查合同的履行情况，及时发现和解决问题。对于重大合同或履行期限较长的合同，应建立专门的跟踪台账，记录合同履行的关键节点和重要事项。

2.变更与解除：在合同履行过程中，如需变更或解除合同，业务部门应及时与合作方进行协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应经法务部门审核，并报公司管理层批准。

3.纠纷处理：如发生合同纠纷，业务部门应及时向法务部门报告，并提供相关资料。法务部门应根据纠纷的具体情况，制定处理方案，采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门的工作。

合同档案的管理

1.档案收集：合同签订、履行过程中形成的各种文件资料，包括合同文本、补充协议、往来函件、会议纪要、履行记录等，均应及时收集整理。业务部门负责收集本部门业务范围内的合同档案资料，并在合同履行完毕后10个工作日内移交档案管理部门。

2.档案整理与归档：档案管理部门对收集到的合同档案资料进行整理、分类、编号，并按照档案管理的相关规定进行归档。合同档案应按照项目或客户进行分类，建立专门的档案盒或档案袋，便于查阅和管理。

3.档案保管与借阅：合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案管理部门应建立档案借阅制度，明确借阅权限、借阅流程和借阅期限。借阅合同档案时，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅人应按时归还档案，不得损坏、涂改或遗失档案。

档案管理

档案分类与编号

1.分类标准：公司档案分为行政档案、业务档案、财务档案、人事档案等几大类。行政档案包括公司文件、会议纪要、规章制度等；业务档案包括合同档案、项目档案、市场调研档案等；财务档案包括会计凭证、账簿、报表等；人事档案包括员工档案、培训档案、绩效考核档案等。

2.编号规则：档案编号采用“年度+类别+顺序号”的方式进行编制。例如，2024年的行政档案第10份，编号为“2024XZ010”。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。

档案收集与整理

1.收集范围：公司各部门在工作过程中形成的各种文件资料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等，均属于档案收集的范围。各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。

2.整理方法：档案整理应按照分类标准和编号规则进行，对收集到的档案资料进行分类、装订、编目。纸质档案应按照文件的形成时间或重要程度进行排序，装订成册，并编制档案目录。电子档案应按照文件夹或数据库的方式进行存储，并建立相应的索引和检索系统。

档案存储与保管

1.存储环境：档案存储应具备适宜的环境条件，保持干燥、通风、